Ниједан савезни закон не захтева од послодаваца из приватног сектора да дозволе тренутним или бившим запосленима да приступе њиховим досијеима. Типично, кадровски досијеи запослених у приватном сектору се сматрају власништвом послодавца, а неке компаније користе то оправдање да ограниче приступ досијеима запослених. Федерални и државни службеници - радници у јавном сектору - могу добити приступ својим службеним евиденцијама особља.
Персоннел Филес
Досјеи за запошљавање - који се понекад називају и досијеима запослених - садрже документе као што је почетна пријава запосленог за запошљавање, информације о контактима за хитне случајеве, обрасци за испуњавање услова за запошљавање, оцјењивање рада, евиденција о дисциплинском раду и евиденцији о присуству и напомене надзорника и менаџера о учинку, обуци и радним активностима. Примјери акција запошљавања су промоције и укидања. У неким случајевима, Одјел за људске ресурсе одржава службени досије о запослењу, а надзорник или руководилац запосленог води спис одјела. Иако обе датотеке треба да садрже релевантне информације, садржај се може незнатно разликовати. На пример, фајл одељења не сме да садржи копије све папирологије и документације коју запослени заврши првог дана на послу, као што су потврде о политици и обрасци В-2.
Разлог за приступ
Садашњи запосленици траже да прегледају своје документе како би осигурали да Одјел за људске ресурсе води тачну евиденцију о њиховом запошљавању. Ако предузеће спроводи годишње евалуације учинка, копије образаца за оцјењивање за сваку годину запослења запосленика треба да буду у досијеу особља. Исто тако, евиденција о присуству треба тачно одражавати одсуство запослених, било због болести, одмора или одсуства. Бивши запослени често траже документе да би добили копије докумената које могу користити у потрази за будућим запослењем. На пример, ако досије бившег запосленог садржи записе који се односе на учинак и постигнућа, ове информације могу бити корисне у реконструкцији резимеа или припреми листе радних задатака које треба подијелити током интервјуа са потенцијалним послодавцима. Бивши радници могу такође тражити копије свог досијеа о запослењу који ће се користити за подношење жалбе против послодавца.
Политика послодаваца
Многи послодавци имају политике на радном мјесту које се односе на објављивање евиденције о запосленима. Политике радног места се разликују према врстама записа доступних за инспекцију и копирање запосленика, а неке компаније одређују радне сате као једино вријеме у којем запослени могу прегледати кадровске евиденције. Послодавци који имају политике на ову тему генерално посвећују дио у приручнику за запослене о томе како приступити евиденцији. Добро написана политика описује кораке неопходне за преглед евиденције, које врсте евиденција запосленика имају приступ, када запослени могу да прегледају своје евиденције и све трошкове за фотокопирање докумената који се налазе у досијеу запослених.
Обавеза послодаваца
Према савезном закону, послодавци из приватног сектора не морају да достављају копије досијеа запосленима садашњим или бившим запосленима. Одлука о објављивању досијеа заснива се на политици компаније и, у неким случајевима, државном закону који регулише приступ досијеима особља. Међутим, многи послодавци виде корист од испуњавања захтева запослених. Одбијање приступа досијеима о запошљавању може само да покрене питања на која послодавац можда не жели да одговори. Ако послодавци одржавају кадровске досијее који садрже тачне информације које су претходно објављене запосленима, не би требало да се поставља питање да ли се информације могу објавити након што запослени напусти компанију. У доброј вјери, многи послодавци омогућавају запосленицима приступ досијеима особља. Ова пракса показује транспарентност политика запошљавања и евиденције.
Закони за приступ федералним запосленима у евиденцију о запослењу су део Закона о приватности из 1974. године; Канцеларија за управљање персоналом САД је агенција која је генерално одговорна за евиденцију о запосленима у савезним службама. Поједине државе управљају захтевима запослених за приступ кадровским евиденцијама.
Државни закони
Неке државе имају законе који дозвољавају радницима приступ досијеима особља. Друге државе ћуте о томе да ли садашњи и бивши запосленици могу прегледати или фотокопирати материјале за особље. У већини случајева, запослени - садашњи или бивши - који су били укључени у истраге на радном мјесту не могу видјети евиденцију о истрагама. Ове евиденције не би требало да се одржавају у досијеу за запошљавање. Они треба да остану у притвору одељења за људске ресурсе и само кадровски кадар одговоран за истрагу треба да има приступ истражним материјалима.
Ограничен приступ
Државе које имају законе о приступу запосленика кадровским досијеима могу захтијевати од запосленика да поднесу писмени захтјев, а неки закони дозвољавају послодавцима да ограниче приступ одређеним материјалима. Калифорнијски закон, на пример, захтева од послодаваца да дозволе тренутни и бивши запослени приступ њиховим досијеима у року од 21 дана од пријема захтева за запослене. Послодавци који не поштују закон државе Калифорније о овом питању подлијежу казнама, казнама и пресудама за парничне тужбе за одбијање приступа досјеима запосленика. Мисури, с друге стране, нема државни закон који прописује приступ досијеу запослених.
