Да би ваша канцеларија радила ефикасно и ефикасно, мораћете да будете у могућности да уредно заказујете састанке. Дозвољавање превеликог времена између састанака ће изгубити драгоцено време и смањити продуктивност. С друге стране, прекомјерно заказивање састанака може довести до дугог чекања које ће иритирати клијенте и можда довести до тога да устану и изађу. Постоји неколико ствари које морате узети у обзир да бисте направили распоред који ће користити свима.
Одлучите да ли желите да користите књигу обавеза или програм за рачунаре. Оба су подједнако ефикасна, иако рачунар може да повуче информације много брже него да их тражи у књизи. Књиге о именовањима и софтверски програми су широко доступни у продавницама и на интернету. Друга опција је да користите бесплатни календар за ваш распоред; ово нуди предност приступа са било ког рачунара.
Блокирајте све дане када ће ваша канцеларија бити затворена. Ово може укључивати викенде, празнике, датуме одмора и све друге догађаје који могу довести до затварања уреда. Блокирање ових датума унапријед ће осигурати да не случајно резервирате састанке када нитко неће бити у близини.
Блокирајте сате у дану када не идете на састанке. На пример, не можете почети са заказивањем до 9 сати, а онда можете узети сат за ручак од поднева до 13 сати. Ваш дан у канцеларији може да се заврши у 17 сати, тако да нећете желети да заказујете било какве састанке после 16:30.
Одлучите колико вам је времена потребно за сваки састанак. Лекарска ординација може одредити време у петнаест минута блокова док фризерски салон може да се одлучи за тридесет минута. Ако састанак траје дуже од тога, за једну особу могу се издвојити два блока времена. На пример, трајна трајања може трајати један сат. Фризерски салон могао је издвојити два пола сата времена за тог клијента.
Направите састанке према потребама корисника. Ако се купац мора вратити кући до 15 сати. да би њена деца изашла из школског аутобуса, ви ћете желети да је распоредите за 13 сати. именовање. Увек се потрудите да задовољите клијента.
Савети
-
Увек предајте клијенту картицу са заказаним термином да би га подсетили на његов будући термин. Позовите све састанке дан раније, тако да можете потврдити да они и даље долазе.
Упозорење
Ако наплаћујете не-појављивање, морате да обавестите клијенте када заказују свој термин.
