Можете повећати своје шансе да набавите опрему, софтвер, опрему, особље или друге ресурсе који су вам потребни ако се усредсредите на њихову корист за своју компанију, а не само за себе или ваше одељење. Утврђивање како ће потребни ресурси помоћи у смањењу трошкова или повећању профита помоћи ће вам да направите снажан аргумент кад год затражите више помоћи.
Нађите свог олова
Главна реченица је отвор који говори читаоцу зашто је писмо важно. Одлучите о главној изјави коју желите да изнесете како бисте оправдали свој захтев за додатним ресурсима и искористите то да започнете писмо. То би могла бити широка тврдња, као што је тврдња да ће ресурси које тражите захтијевати повећање продаје или смањење трошкова. Затим пружите подршку за свој захтев у тексту писма.
На пример, ако тражите нови софтвер за рачуноводствени одсек, можете почети са својим писмом: „Желим да затражим две АБЦ софтверске лиценце за рачуноводство, што ће помоћи компанији да смањи број изгубљених налога и повећа приходи компаније. ”Тада ћете објаснити да ће вам софтвер омогућити да брже обрађујете и одобравате нове рачуне клијената, да резултирате бржим испорукама налога и да брже прикупљате потраживања.
Добити подршку
Напишите листу људи који ће имати користи од вашег захтева, осим оних који ће директно користити ресурсе. На пример, ако тражите ресурсе који ће вам помоћи да извршите брже провере кредита за потенцијалне клијенте, то ће помоћи вашем одељењу продаје да избегне губитак клијената који настављају са куповином другог продавца док чекају одобрење. Обратите се одељењу продаје и затражите од њих дозволу да искористе њихову подршку. Потражите проблеме које ће ваши нови ресурси ријешити и пронаћи људе који су погођени тим проблемима.
Рун Тхе Нумберс
Напишите листу начина на који ће ваш захтев уштедети новац компаније или повећати продају. Чак и ако тражите средства за нешто што има очигледно нематеријалну корист, ипак можете наћи финансијску корист. На пример, ако желите да ресурси почну са веллнесс програмом за запослене, састајте се са својим одељењем за људске ресурсе да бисте утврдили трошкове компаније за изостајање са посла, потраживања за здравствено осигурање, флуктуацију запослених, компензационе захтеве радника и друге губитке продуктивности које би веллнесс програм могао смањити или ублажити.
Лист тхе Куалитативе Бенефитс
Неке користи које ће вам тражени ресурси пружити можда неће бити лако квантификовати, али ваши претпостављени ће и даље моћи да виде како ће позитивно утицати на компанију.Такве користи могу укључивати побољшање морала запослених, смањење промета, веће задовољство корисника, смањење повратка клијената и побољшану продуктивност и ефикасност.
Покажи омјер трошкова и користи
Ако је могуће, завршите своје писмо тако што ћете показати однос трошкова и користи вашег захтева. Наведите све трошкове везане за ваш захтјев, а затим наведите квантитативне и квалитативне користи које ће вам пружити тражени ресурси. Напишите своје писмо користећи “Реци им шта ћеш им рећи. Реци им. Реците им шта сте им рекли, “формат, почевши од јаког олова, који га подржава у телу писма, и завршава са рекапитулацијом.
