Сваки послодавац има моралну и законску обавезу да штити посао и запослене од незаконитог понашања и од радњи које стварају непријатељско радно окружење. Спровођење истраге у било ком тренутку када примите притужбу или ако имате разлога да верујете да се запослени упушта у недолично понашање је од виталног значаја за испуњавање ових обавеза. Уколико немате ваљане разлоге да то не учините, обавештавање укључених страна да ће се истрага одржати је заједнички први корак.
Интернал Мемо Формат
Иако можете писати писмо користећи формат дописа или пословног писма, допис је уобичајенији за интерну комуникацију. Поред тога, наслов или линија теме која је типична у меморији може учинити овај формат ефикаснијим. Поред наслова, меморандум садржи и датум, име сваког примаоца и име и наслов пошиљаоца. Лево поравнава и појединачни размак сваког пасуса у телу белешке и користи двоструки размак између пасуса. Укључите посебне ознаке за означавање меморандума као повјерљиве и назначите да ли допис садржи прилоге или прилоге.
Оптужени радник
Обавестити оптуженог у писаној форми прије него што почне истрага. Писмо истраге треба да објасни наводе у што је могуће више детаља, укључујући имена, датуме и околности. Описати истражни процес, идентифицирати законска права која оптужени може имати и рећи оптуженој особи да ће имати прилику да исприча своју страну приче у писаном облику и током особног разговора. Реците особи да ли је „пословно као и обично“ или да ли је његова улога или дужност потребна за модификацију док се истрага не заврши.
Пендинг Инвестигатион Нотифицатион
Укључите непосредног руководиоца запосленог и директора одељења у почетно обавештење. Писмо треба да објасни природу и обим нерешене истраге. Поред тога, у писму треба навести кораке које треба предузети прије почетка истраге, као што је рачуноводство и чување пословне имовине и имовине или измјена дужности запосленика. Коначно, у писму треба навести да ли ће супервизори и менаџери учествовати у истрази, и ако је тако, дефинисати специфичне улоге и одговорности.
Инвестигатион Интервиев Леттерс
Писма би такође требала ићи на свакога кога планирате да интервјуишете док се истрага наставља. Међутим, за разлику од нерешене пријаве истраге, која може обухватити више од једног примаоца, обавештења о интервјуима треба да укључе једног примаоца у линију за адресу без обзира на то колико писама шаљете. У писму не треба навести никакве конкретне детаље, већ напросто навести да запослени може бити интервјуисан као дио текуће истраге, дати име особе која ће водити разговор и одредити очекивања за пуну сарадњу. Поред тога, у писму треба навести да је меморандум повјерљива информација и није прикладна за интер-уредску расправу.
