Многи власници бизниса ужасавају писање писама и формалне исприке због страха од отуђења или даљег вређања својих клијената. У оба случаја, морате се позабавити важном бригом и истовремено одржавати добру вољу купаца. Једном када схватите неколико основних принципа о писању слова са проблемским рјешењем, сазнат ћете како се ове врсте слова могу писати на начин који генерира добру вољу.
Формат и стил
Може бити корисно размислити о писму о рјешавању проблема као о минијатурном есеју написаном у формату пословног писма. Пратите исти формат, прихватите исти стил и користите исти фонт Тимес Нев Роман од 12 тачака као у сваком пословном писму. Једине промене које треба да унесете су речи коришћене у телу и завршним деловима. Већина слова са решењем проблема такође садрже прилоге. Означите ово тако што ћете откуцати “Енцлосурес” један ред испод затварања, а затим наведите име сваког документа који сте укључили словом.
Нагласите позитивне речи
Кратка, директна и персонализирана писма смањују шансе за неспоразуме и често су најучинковитији. Поред тога, речи са позитивним обртом вероватно ће дати позитиван одговор. Научна лабораторија за писање Универзитета Пурдуе предлаже да избјегавате ријечи и фразе као што су "нажалост", "неспособни", "проблем" и "неуспјех", који преносе неугодне чињенице. Уместо тога, нагласите шта можете или желите да радите, а не оно што не можете или нећете учинити.
Отварање и затварање извештаја
Отворите и затворите писмо једноставним, директним изјавама. Уводна изјава као што је “Хвала вам што сте одвојили вријеме да објасните своју забринутост због…” референци и идентифицира проблем. Затвори са изјавом која наглашава твоју жељу да сачуваш однос. Изјаве као што су "Ми ценимо ваше пословање" или "Ми се обавезујемо да пружамо висококвалитетне услуге купцима које очекујете од наше компаније" два су уобичајена примера.
Тело
У првом параграфу тијела наведите релевантне позадинске информације и све претходне комуникације како бисте показали да разумијете забринутост корисника. Понудите јасно, специфично решење проблема - укључујући гестове добре воље и акције које сте већ предузели или планирате да предузмете - у трећем параграфу.На пример, ако пишете писмо за прикупљање првог захтева, имајте на уму претходну добру евиденцију о плаћању клијента, али подсетите клијента на датуме плаћања. Као решење, понудите да радите са клијентом како бисте успоставили алтернативне аранжмане плаћања или продужили датум плаћања у замену за повратни телефонски позив.
