Када водите посао, од виталног је значаја одговорити на телефон на професионалан и уљудан начин. Телефон остаје примарно средство комуникације између већине предузећа и њихових клијената. Ако прочитате рецензије које генеришу клијенти о предузећима, приметићете да клијенти имају тенденцију да формирају опште мишљење компаније на основу начина на који су третирани на телефону. Клијенти доносе судове на основу броја звоњења пре него што се одговори на њихове позиве, како их се поздрави на телефону, колико дуго су стављени на чекање и да ли су задовољни до краја позива.
Подигни слушалицу пре трећег прстена. Иако ово можда неће бити могуће сваки пут, ово би требао бити општи циљ. Клијенти га виде као непрофесионално када се на њихове позиве не одговори брзо. Чак и ако не можете одмах доћи до позива, барем поздравите клијента и замолите га да га задржи на тренутак.
Одговарајте на телефон професионално. За већину предузећа, стандардни поздрав најбоље функционише и можда ћете желети да издате универзалну политику компаније у којој се на све телефонске позиве одговара на исти начин. Користите једноставан поздрав који садржи име компаније и питате како можете помоћи. На пример, могли бисте рећи нешто као: "Добро вече и хвала вам што сте позвали компанију КСКСКС. Како вам могу помоћи?"
Слушајте активно док клијент говори. Клијенти су узнемирени када не осећају да друга особа обраћа пажњу на њих или су више пута тражени да понове оно што су управо рекли. Избегавајте мултитаскинг док сте на телефону и пружите клијенту сву пажњу.
Насмијешите се док причате. Када се осмехујеш, преко телефона наилазиш на пријатније и купци на то реагују позитивно. Поред тога, увек будите пријатни и љубазни у сваком тренутку, чак и када је купац бијесан и није пријатан.
Говорите полако и јасно док објашњавате ствари клијенту. Купци не желе да се осећају журно, као да покушавате да их пожурите са телефона. Посебно је важно говорити полако и јасно док објашњавате дуготрајне процесе или прелазите на политику компаније. Желите да се детаљно објасните како би клијент разумио у потпуности и није му остављено питање.
