Било да се ради о састанку запосленика или оног који укључује менаџере, запослене, извршне директоре и инвеститоре, неко треба да буде тамо да сними састанак и подели информације са другима који нису били тамо. Пошто сећања могу бити кратка, записници са састанака такође служе као подсетник присутнима о питањима о којима се расправљало, о донетим одлукама и акцијама које људи треба да предузму. Пошто записник служи као водич за будуће пословање, важно је организовати и укључити праве информације. То почиње поузданим алатима.
Изаберите своје алате
Када је у питању избор алата, одаберите оне који најбоље раде за вас и омогућит ће вам да останете на врху онога што се дешава на састанку и доносите кохерентне биљешке. За неке људе то је лаптоп или таблет рачунар; за друге, то је бележница и оловка. Поседовање уређаја за снимање, као што је снимач гласа или паметни телефон са апликацијом за снимање, такође вам може помоћи да прегледате састанак касније. Ако користите паметни телефон, таблет или рачунар, искључите све звукове, игре или апликације друштвених медија како се не бисте пореметили током састанка. Ови алати вам могу помоћи да брже снимате белешке - али увек треба да имате бележницу и неколико оловака или оловака на располагању као резервну копију.
Користите шаблон
Развијање шаблона вам може помоћи да уштедите време, јер нећете морати да трошите драгоцене тренутке током састанка и пишете теме о којима сте разговарали. Компјутерски програми, укључујући и Мицрософт Оффице, нуде предлошке за пословне састанке које можете користити - или можете развити свој властити празан документ користећи дневни ред који ћете добити прије састанка. Ови предлошци обично имају секције које укључују "учеснике", "ставке акције", "нове послове" и тако даље, али проверите са својим послодавцем да ли је потребно још неке ставке, као што су имена присутних акционара, имена гостију и локацију састанка. На врху сваког одељка, направите малу кутију са речју "Време" у њој, тако да можете да запишете време када је секција почела. На рачунару, сачувајте предложак у Ворду или неком другом формату за уређивање, остављајући неколико празних места у сваком одељку. Ако креирате шаблон за штампање, а затим ручно попуњавате, оставите довољно простора у сваком одељку. Када пишете белешке у журби, често ћете писати веће и заузимати више простора него што бисте имали ако бисте имали више времена.
Шта укључити и шта напустити
Сврха вођења записника на састанку није да се сними свака ствар коју људи дискутују, већ да се забиљеже ствари које су се догодиле, предлаже "Робертова правила реда", кратку књигу која описује како се бавити парламентарним састанцима. Ову књигу често користе непрофитне организације и предузећа као водич за одржавање састанака. Што се тиче биљешки о састанцима, немојте губити вријеме на записивање сваког аргумента који је нетко направио за или против одређене пословне акције, на примјер. На пример, када неко поднесе захтев, напишите тачан текст предлога, ко је то учинио и коначне резултате гласања. Међутим, не морате написати све коментаре за или против приједлога. Када неко направи извештај, напиши ко је сачинио извештај, име извештаја, кратак резиме извештаја и предузете мере. И пошто узимате "минуте", такође пишите и време када је одлука донета, као и време када су људи почели да дискутују о тој ствари.
Развијање стенографије
Иако не пишете сваку ствар која се десила, понекад би акција на састанку могла ићи брже него што можете пратити. Када се то догоди, користите сопствену стенографију. На пример, можете користити скраћенице уобичајених пословних речи, као што су "мгмт" за управљање или "прод" за производ или продуктивност. Користите иницијале за људе који су укључени у састанак, као што је "ЈС" за Јохна Смитха. Симболи као што је упитник такође могу бити скраћеница за "питање". На пример, можете написати "ЈС?" да покаже да је Јохн Смитх поставио питање. Развијте сопствену скраћеницу, а затим је преведите на изразе које сви могу разумети прије него што објавите биљешке са састанака.
