Годишња генерална скупштина (АГМ) је састанак са члановима одбора, дионичарима, инвеститорима и вишим руководством како би се прегледали фискални подаци и покриле кључне одлуке и промјене које су направљене током претходне године. Записници скупштине се састављају као записник са састанка и садрже конкретне детаље о свим важним одлукама донесеним на састанку и напомене о изабраним службеницима. Записници су обично приложени додатку извјештаја о којима се расправља или презентира током састанка.
Укуцајте име ваше организације, након чега следи "Записник о годишњим општим састанцима". Затим унесите датум и време почетка састанка и локацију састанка. Локација ће морати да садржи име конференцијске сале и место одржавања састанка.
Напишите Преамбулу. Употријебите римски број "И", након чега слиједи појам ПРЕАМБЛЕ како бисте упознали присутне. Наведите све чланове који присуствују састанку, почевши од предсједника. Затим наведите присутне потпредсједника, благајника, секретара и извршних чланова. За ово поглавље могу се користити пуна имена или прва почетна и презимена.
Наведите посматраче и извињења. Ако су присутни присутни на састанцима који нису службеници или чланови одбора, они могу бити наведени као посматрач или као извињење. Ако нико не спада ни у једну категорију, означите "Нил" за сваку од њих.
Увести записник са претходног састанка. Користите римски број "ИИ", а затим МИНУТЕ ПРЕТХОДНОГ САСТАНКА за овај одељак. Наведите све поднеске који су премјештени, упућени и пренесени на овај састанак.
Представите извјештаје са састанка. Започните ову секцију користећи римски број "ИИИ", а затим РЕПОРТС. Наведите извештаје појединачно као ставке додатка.
Снимите процес избора. Користите римски број "ИВ" да означите изборе за службенике који се враћају, председника, потпредседника, секретара, благајника и других изабраних званичника. За сваког кандидата морате укључити: именовану особу; кога су именовали; који је поднио кандидатуру; и да ли је кандидат одбио или прихватио номинацију. Изабрани службеник ће бити означен као такав у записнику.
Снимите изборе за јавне службенике. Ако бирате јавне службенике, треба да наведете име кандидата и особе које су именовале и додијелиле службеника.
Наведите све поднесене приједлоге или представљене на састанку. Приједлог је гласање за или против одређене политике или одлуке и може бити представљен током састанка. Наведите било коју од ових расправа у записнику и наведите да ли је приједлог усвојен или одбачен.
Снимите ставке "Отхер Бусинесс". Под римским бројем "В", наведите и сажмите све дискусије или догађаје који су се одиграли на састанку ван избора и упознавања. Листа са ознакама или 2 до 3 реченице о свакој ставци обично је довољна за разматрање на наредном састанку.
Наведите информације о додатку и финансијске податке. У последњем одељку записника АГМ-а треба да се наведу прилози који су раније поменути у записнику, и да се заврши са резимеом финансијских података које је обезбедио благајник.
Савети
-
Генерална скупштина се обично одржава сваке године како би информисала чланове о активностима из претходне године и изабрала службенике и јавне службенике за наредну годину. Копије записника се могу доставити свим учесницима убрзо након састанка. Секретар ће можда морати да достави копију записника скупштине на следећем састанку на разматрање.
