Састанци су неопходан дио сваког посла. Будући да је добро планирани састанак форум за искориштавање људског капитала, то је основни пословни алат који може побољшати продуктивност радне снаге. Не постоји универзални начин вођења састанка. Међутим, на већини састанака можете поставити одређена питања како би вам помогли да останете на правом путу и остварите циљеве састанка.
Који су циљеви овог састанка?
Започните сваки састанак тако што ћете прво идентифицирати циљеве састанка, који такођер служе да помогне "разбити лед". Поставите питања као што су: "Шта желимо да постигнемо данас?" или "Који су циљеви овог састанка?" Постављање јасног циља може помоћи вама и учесницима да остану на правом путу. Ако се састанак одмакне са курса, онда можете пристојно подсјетити учеснике на циљеве састанка.
Какав напредак смо направили од последњег састанка?
Питајте учеснике састанка: "Какав напредак смо постигли од прошлог састанка?" Ово је посебно корисно питање ако имате састанке који се понављају. Будите спремни да разговарате о напретку који сте направили и донесите дневни ред састанака који садржи важне теме које сте покрили на вашим претходним састанцима и шта сте урадили да бисте решили нека отворена питања.
Која питања се суочавамо?
Састанци су место за дискусију о проблемима које ви или ваши чланови тима имате са пројектом, вашом компанијом или појединцем. Дакле, то се преводи у: "Која питања се суочавамо?" Припрема је кључна, стога планирајте састанак тако што ћете саставити листу питања за дискусију. Када расправљате о проблемима, немојте се љутити и одбранити; останите мирни и објасните познате проблеме, откријте опасне пријетње и затражите начине за рјешавање ових питања.
Које ствари желимо да остваримо пре нашег следећег састанка?
Завршите све састанке питајући: "Шта желимо да урадимо пре нашег следећег састанка?" Направите листу наредних корака на крају сваког састанка. Нека неко из вашег тима пошаље детаљне напомене о састанцима у којима се наводе улоге, одговорности и датуми за сваки од ваших наредних корака. Прођите кроз собу и замолите учеснике да подијеле оно што мисле да су најбољи кораци које треба подузети како би остварили своје циљеве за сљедећи састанак.
Како остварити наше пословне циљеве у будућности?
Питајте учеснике састанка: "Како ћемо остварити наше пословне циљеве у будућности?" То је важно јер сви састанци морају бити усклађени са циљевима и циљевима компаније. Питање помаже учесницима на састанцима да задрже велику слику на уму јер је то нешто што се често губи у свакодневном мијешању.
