Један изум који игра велику улогу у пословању је програм за обраду текста. Првобитно лансиран 1800-их у облику писаће машине, данашњи компјутерски софтвер за обраду текста обавља посао кабинета, писаћег строја и мастила у комбинацији. Заједно са мноштвом могућности, лакоћа коришћења и приступачност чине је разумном пословном инвестицијом.
Олакшава креирање шаблона
У канцеларијском окружењу, најчешће коришћени документи су често персонализовани тако да одговарају појединачним сценаријима. Ово се обично ради стварањем шаблона помоћу софтвера за обраду текста, као што је МС Ворд или Пагес.
Шаблон је документ креиран као полазна тачка за будуће документе. Уз флексибилност додавања и уклањања података, предлошци корисницима нуде могућност уређивања и штампања неколико копија важних пословних писама, а све с различитим кључним информацијама.
Олакшава спремање и чување докумената
Значајка "спреми" или "спреми као" коју нуди документ за обраду текста омогућава корисницима да документима остављају имена која се памте унутар исте локације датотеке или на различитим локацијама датотека. Када се документи чувају на обезбеђеном рачунару, информације о клијенту су заштићене и лако их је преузети у било ком тренутку.
Функција заштите лозинком која је доступна у отвореним документима спречава неовлашћене измене важних докумената. Ово се може показати корисним ако се више особа ослања на информације у овим документима за обављање својих послова (нпр., Они који обрађују тужбе за здравствено осигурање који плаћају потраживања према уговорним уговорима са лекарима).
Штеди вријеме и околиш
Када се софтверске функције за обраду текста користе у комбинацији са добрим организационим способностима, то штеди време корисницима. Уместо да трошите време на сортирање и тражење погрешно забиљежених папира, употреба функције претраживања на рачунару чини проналажење датотека једноставним.
Осим тога, обрада текста користи окружењу смањењем количине папирологије потребне за обављање свакодневних задатака (нпр. Архивирање, слање писама, слање дневних редова састанака). Слањем докумената путем сигурне е-поште, трошкови поштарине и отпада од папира се значајно смањују.
