Затварате посао. Можда се повлачите или улазите у прилику за другачији подухват. Сва предузећа стварају папирологију, и када се ваше пословање затвори, мора се размотрити питање колико дуго треба да се чувају ти документи.
Разлози за чување записа
Владине агенције, као што су Служба унутрашњих прихода и државне благајне, су највјероватније ентитети који могу тражити разне прошле пословне документе. Одржавање свих врста пословних евиденција бит ће драгоцјено ако се појави потреба да се поткријепе захтјеви, трансакције и информације које се подносе о порезним пријавама. Иако у одређеним случајевима као што је истрага преваре или друге грађанске или кривичне радње поднесене против компаније, постоји застара у многим пословним питањима, мада се могу тражити досадашњи пословни записи, без обзира на то колико су се времена догодили. Никада не знате када старе пословне књиге могу бити корисне, па је препоручљиво да све пословне документе чувате све док је то изводљиво. Имајући то у виду, постоје опће смјернице о дужини чувања заједничких докумената.
Периоди задржавања одређених ставки
Од датума подношења, држите отказане чекове, банковне уплате, изјаве о кредитним картицама и главне књиге најмање три године. Држите банковне извјештаје, евиденције о инвентару, рачуне, продајне евиденције, касете благајне, В-2с, 1099с и друге документе о порезној документацији најмање шест година. Ако је ваше предузеће основано као корпорација, држите месечне и кварталне финансијске извештаје за најмање три године.
Записи који се држе неограничено
Чувајте исплате везане за особље и пратећу документацију, као што су накнаде за раднике, пензијске евиденције и задржавања пореза на доходак запослених, колико год можете. Ако запослени у прошлој компанији поднесе захтјев за накнаду за незапослене, поднесе захтјев за нови посао или има питања која се односе на вријеме запослења, то ће бити највредније имати приступ овим документима. Сви документи везани за корпорацију треба да се чувају на неодређено време, иако корпорација више није у пословању. Такви документи укључују потврду о оснивању, записник о састанку управног одбора, уговоре о раду, трансакције са залихама, патенте и жигове и све документе везане за суд. Треба водити евиденцију о корпоративним средствима и рачунима потраживања и обавеза.Застарелост ИРС-а је три године од датума подношења пореских образаца у којима се врше ревизије. Међутим, као што је поменуто, вођење евиденције о приходима и одбитцима треба да се задржи на неодређено време, ако је то могуће.
Ентитети који могу тражити прошле снимке
Федералне агенције које ће највјероватније тражити информације о прошлим документима су Служба за интерне приходе, Одјел за рад, Управа за социјалну сигурност, Комисија за једнаке могућности запошљавања и Имиграција и натурализација. Евиденцију за државне агенције, као што је подјела пореза и локалне општине, треба чувати што је дуже могуће, чак и након престанка пословања. Чувајте датотеке на сигурном месту, по могућности на локацији заштићеној од пожара, поплаве, крађе и других губитака. Неко други осим вас такође треба да зна где се чувају ови важни записи.
