Подсетници су корисни када контактирате клијенте који су можда заборавили да плате рачун, као и да контактирате људе како би их подсетили на састанак или догађај. За оне клијенте који често користе е-пошту, можете послати е-поруку са подсјетником, што је врло згодан начин да се брзо стигне до њих. Онлине писма захтијевају детаљну пажњу на сваку ријеч како би се осигурало да ваше писмо не звучи агресивно или непристојно, а исправна граматика је обавезна.
Проверите тачност информација о којима желите да подсетите особу. Слање подсјетника за колекцију са нетачним информацијама ће збунити и евентуално љутити клијента. Именовање и подсећање на догађаје такође треба да садрже тачне информације како би се осигурало да ће појединци обавити тај састанак или присуствовати том догађају када буду затражени.
Потврдите могућност да су ваше информације нетачне или је клијент већ послао плаћање. Изјава која показује да сте у могућности да видите само своје записе и да немате других информација на које можете да се обратите може помоћи особи која чита писмо да разуме ваш циљ из ваше перспективе. Признајући да ли је странка недавно послала уплату и ова уплата се не одражава у писму, обуздат ће љутит одговор приматеља подсјетника.
Будите љубазни и поступајте према клијенту онако како бисте желели да вас третирају, ако вам се пошаље писмо за подсетник. У свим животима се дешавају пропусти, погрешни прорачуни и олакшавајуће околности. Превише непристојни или непоштовани коментари у писму о финансијском подсјетнику неће помоћи да се добије новац од особе којој шаљете писмо. Уместо тога, сачувајте писмо прецизно и дискутујте само о специфичностима рачуна на љубазан начин - избегавајући грубе или штетне примедбе.
Приликом слања подсетног писма са захтевом за плаћање укључите оригиналне информације о плаћању. Многи клијенти ће затражити да виде оригиналну фактуру ако су заборавили на шта се рачун односи. Да бисте уштедели време, укључите оригинално фактурисање у писму подсетника клијенту. Првобитне информације о фактурирању могу бити линкови на клијентов рачун на мрежи када шаљете дописно писмо путем е-поште.
Затражите одговор. Тражење одговора од клијента може укључивати тражење уплате, повратног телефонског позива, одговора на е-пошту или попуњавања исправних података за контакт и враћања. Тражећи одговор од клијента, на љубазан начин, ви сте склонији да отворите клијента до разговора о рачуну и добијања уплате од клијента.
Наведите информације о контакту како бисте дошли до вас. Уверите се да имате све ваше контакт информације на е-поруци подсетника. Физичка адреса или поштанска адреса можда неће бити довољна; укључите е-маил, веб сајт, број телефона и факса да бисте клијенту дали што више начина да дођете до вас.
