Људи воде живахне животе и не памте увек када треба нешто да ураде. Слање подсјетника о року може једноставно бити професионална љубазност или може бити дио вашег рачуна. Тон тих писама зависи од разлога због којег шаљете подсјетник. На пример, користићете тон подршке ако подсећате запослене родитеље на рок за пријављивање на летњи камп. Пословно писмо које прети правном поступку ако се не плати рачун захтева другачији приступ. Ефективна писма за подсетнике се шаљу много пре рока да би се примаоцу дало времена да реагује.
Пишите писмо с конверзацијским тоном ако је писмо замишљено као пријатељски подсјетник. За пријатељско писмо, користите први параграф да започнете писмо на непристојан начин, као што је прављење запажања о томе како пролеће брзо долази до краја, а то значи да се крајњи рок за пријављивање за летњи камп брзо приближава. За строго пословно писмо, одмах пређите на ствар тако што ћете назначити зашто пишете и зашто прималац мора одговорити на писмо.
Започните други параграф тако да јасно наведете рок. Наведите јасне, конкретне информације о року, као што је среда, 7. децембар у 17 сати. ЕТ. Време је опционо, али је корисно у одређеним случајевима.
Наведите јасна упутства о томе како да испоштујете рок. Могућности, укључујући слање уплате тако да је примљена прије или прије истека рока, или пријављивање на онлине функцију прије истека рока. Наведите друге релевантне информације, као што је износ уплате, или друге информације које су потребне за извршење задатка.
Обавестите примаоца о последицама због недостатка рока. На пример, истакните да ће особе које се региструју након истека рока платити већу накнаду или да не постоје одредбе за каснију регистрацију.
Завршите са бесплатним затварањем као што је "Варм регардс," или "С поштовањем".
