Писмо вашем пастору за догађај прикупљања средстава може имати два облика: може бити захтјев за дозволу да се организира догађај, или захтјев да пастор присуствује или учествује у догађају. Приликом писања било ког типа писма свом пастору, увек се побрините да буде прецизно, уљудно и довољно рано да вам омогући време за разматрање и заказивање.
Наведите сврху писма у уводној реченици. Ова реченица треба да буде кратка и да открије да ли је ово позив на догађај или захтјев за дозволу да се то организује. Не укључујте датуме, времена или мјеста у првој реченици. Требало би да наведете име или сврху прикупљања средстава у овој реченици.
Користите две или три пратеће реченице у првом параграфу да бисте проширили детаље догађаја. Ове реченице описују ставке као што су датум, време и цена догађаја. Ако је догађај одржан раније, обавестите пастора о исходу прикупљања средстава у прошлости.
Отворите други параграф описујући потребу коју ће догађај испунити. Пратите ово са више описних информација о томе зашто је ова потреба важна. Побрините се да је јасно зашто ово заслужује пасторово вријеме и пажњу. Захвалите свом пастору што сте одвојили време да прочитате ваш захтев за прикупљање средстава.
Пишите писмо и пошаљите га поштом најмање мјесец дана прије датума догађаја. Колицина времена треба да буде дузи ако је то захтев за организовање догадјаја или ако це пастор бити потребан да помогне у догадјају. У овом последњем случају, требало би дозволити најмање три месеца уместо месец дана. Свеобухватни формат писма треба да следи као формално пословно писмо.
