Записници састанка имају за циљ да сумирају најважније тачке састанка. Сврха састанка је да група сазове и донесе одлуке. Крајњи циљ записника састанка, у складу са овом логиком, је да се тачно сумирају одлуке донете током састанка. Записници се састављају у виду белешки, а касније се пишу у пуној дужини. Да би процес био лакши, питајте вође састанка о дневном реду или резимеу догађаја. Направите нацрт за састављање записника о састанку на основу дневног реда састанка.
Ставке које су вам потребне
-
Нешто са чиме би писао
-
Рачунар (опционално)
Обратите пажњу на одлуке донесене током дискусије. Побрините се да не обележите све информације везане за коначну одлуку.
Искористите време када људи расправљају о одлуци да узму белешке о кључним питањима која се чине укљученим у расправу. Не брини ко је рекао шта.
Након тога прочитајте белешке и осветлите тачке које су најбитније члановима. Вратите се и прегледајте белешке за било коју релевантну информацију која је споменута и која се односи на аспект вођења групе. Дискусија може прећи у важну тангенту, као што су папирологија или правна питања. Одвојите ове информације и пошаљите их водитељима група.
Сажети тачке које су потребне за волонтере и друге филијале. Напишите попис свих задатака који треба да се заврше на основу одлуке донесене у дискусији. Ако је одлука, на пример, била да се организује фундраисер за ублажавање дефицита у средствима потребним за други пројекат, имајте на уму да ће волонтери бити потребни за планирање прикупљања средстава, регрутовање волонтера, оглашавање итд.
Користите сажетак минута састанка за е-поруке за чланове и билтене.
Направите стандардни формат за записнике са састанака на основу уобичајеног поступка. Сачувајте их, јер информације које садрже могу касније постати корисне. Група се касније може наћи у сличној ситуацији, на пример, када људи који су организовали оригиналну прикупљање средстава више нису део организације. Нови чланови могу користити састанке састанака како би пронашли рјешења за проблеме који су им нови.
Обавезно забележите датум и време састанка са сваким уносом, као и сажетак сврхе састанка.
Записите записнике састанака у кратким блоковима од једне до три реченице, тако да гласи као новински чланак. Ово ће олакшати разумевање читалаца основним тачкама састанка.
