Током напорног радног дана, важним детаљима је лако изгубити се или заборавити. Пажљиво вођење евиденције је императив - нарочито током пословних састанака. Записник служи као службени записник састанка. Они треба да опишу ко је био присутан на састанку, о чему се расправљало и шта је одлучено. Ако су пажљиво припремљени, они могу бити један од најефикаснијих начина да сви буду информисани и на истој страници о прошлим, садашњим и будућим пословним одлукама.
Ставке које су вам потребне
-
Дневни ред састанка
-
Обратите пажњу на унос ставки или програм за обраду текста
Забиљежите датум, вријеме и локацију састанка.
Наведите, по редослиједу, све присутне.
Наведите да ли је присутан кворум, ако је потребно. Није сваки састанак потребан за кворум, или минимални број полазника како би састанак био валидан. Међутим, ако је потребан и присутан кворум, то значи да су пословне одлуке донесене током састанка важеће и извршне. Без кворума, бизнис не може да делује.
Опишите поступак хронолошким редом. Започните тако што ћете напоменути када је састанак сазван по налогу и од кога.
Забиљежите име сваке особе која покреће тему и напишите најважније детаље о дискусији.
Запишите имена људи који се слажу или не слажу са оним о чему се расправља и концизно наведите природу споразума или неслагања.
Завршити сваки дио састанка са сажетком коначне одлуке.
Наставите понављање корака од 5 до 7 док се састанак не заврши.
Запишите формални резиме састанка на основу ваших биљешки. Користите меморандум компаније и пошаљите коначну копију свакој особи која је присутна.
Савети
-
Користите дневни ред састанка као нацрт за записнике са састанака. Дневни ред обично приказује главне теме састанка. Употреба дневног реда као скице помаже вам да организујете своје минуте.
Иако технологија може понудити одређену уштеду времена, Неал Хартман, виши предавач у менаџерској комуникацији на МИТ-овој школи за управљање Слоан, предлаже у колони на Форбесовој веб страници да забраните технологију на састанцима како би сви били фокусирани. Ако одлучите да користите технологију која ће вам помоћи да ухватите минуте, размислите о увођењу софтвера који не одвлачи пажњу и који привремено блокира приступ е-пошти, интернету или другим програмима, осим једноставног програмирања текста.
