Било да се ради о етажном удружењу или мултинационалној корпорацији, записници са састанака представљају правну основу за све радње које група предузима. Издвајања, политике, куповине - било која активност корпорације, непрофитна или профитна - морају се евидентирати у минутама. Неке организације су неформалније од других - вероватно не бисте чули да се комшија креће да стави предлог на стол у црквеном одбору - али сви морају да раде у складу са одлукама њихових управних органа. Записници дају доказе о тим радњама и дефинишу њихову намеру.
Буди спреман
Планирајте унапред. Саставите дневни ред и листу чланова или учесника састанка у рукама прије састанка. Ако ваша група обично не ради са дневним редом, охрабрите је да почне тако да задржи фокус. Сазнајте колико је чланова потребно за обављање посла, тако да можете примијетити присуство кворума у записнику ако је потребно.
Направите шаблон који ћете користити за своје белешке. Укључите просторе за датум, време и локацију, као и списак чланова који ће означити присутне и одсуства. Ако састанак укључује јавни унос, укључите линије за имена и питања за сваку адресу. Неколико веб локација као што је Меетингтемплатес.цом нуде бесплатне предлошке за различите врсте састанака.
Попуните датум, време, место, присутне и информације о кворуму на састанку. Имајте на уму ко је сазвао састанак по реду и време. Ако је могуће, замолите присутне да укажу своја имена како не бисте морали да питате како да их пишете. У великим чланским групама, пошаљите лист за пријаву како бисте провјерили свој попис за присуство.
Екецуте Аццуратели
Снимите свако питање и сваку радњу предузету у свакој од њих. Увек укључите име члана који је поднео захтев. Први приједлог је да се прихвати записник са претходног састанка, након чега слиједе извјештаји одбора. Укључите препоруке и све акције предузете као одговор. Чувајте писане извјештаје одбора како бисте их укључили у завршни записник. Не покушавајте да сумирате дискусије.
Обратите пажњу на имена оних који уводе, покрећу или на други начин заговарају радњу заједно са прецизним поновним навођењем сваког приједлога. Многе организације такодје бележе особу која секундира покрет. Не устручавајте се да затражите поновно изјашњавање или појашњење - овај званични запис обавезује групу на одређену акцију.
Бележите гласове према систему ваше организације. Требаће вам бар број гласова. Неке групе додају имена и записују како је сваки појединац гласао.
Забиљежите вријеме и начин одлагања. Потпишите своје име као чувар-записничар.
Пратити кроз
Запишите минуте одмах, а састанак је свеж у вашем уму. Дајте их лидеру на одобрење у року од дан или два заједно са списком извештаја или доказних предмета.
Слање минута члановима и учесницима који су их затражили путем е-поште, Фирст Цласс маил, заједничке апликације као што је Мицрософт ОнеНоте или облак програм као што је Гоогле Дриве.
Припремите званичну копију и приложите оригиналне извештаје и доказне предмете за трајни записник.
Савети
-
Покушајте да усавршите шаблон за потребе ваше организације, а не покушајте да уклапате напомене са састанка у предложак сажетака. Многи пословни обрасци су превише неформални за организацијске или јавне састанке.
Подстичите коришћење Робертових Правила реда у вашој организацији. То је широко кориштен формат који се може прилагодити формалном и неформалном састанку.
