Када сте прихватили свој посао, одељење за људске ресурсе или ваш супервизор разговарали су о вашем распореду, а шансе су да сте се сложили са понуђеним сатима. У време када сте прихватили распоред, вероватно нисте знали да ће се ваше околности променити или да једноставно нећете моћи да радите у време када сте се сложили. Ако сте константно каснили или ако ваше личне околности захтијевају да се пријавите на посао касније, било би добро да писмено питате свог надзорника за касније вријеме почетка. Подношење писменог захтјева ствара формални запис вашег захтјева у случају да је ваш захтјев одбијен или ако се ваш распоред промијени и потребан вам је доказ о томе.
Користите формат формалног писма за писмо касне дозволе
Пошто је ово формални захтев, саставите свој писмени захтев у исправном формату пословног писма. Пословна кореспонденција обично је у блоковском формату, што значи да су параграфи у равнини с лијевом маргином; немојте стављати алинеје. Датум вашег писма, име и адреса примаоца, линија предмета, тело и затварање позива такође су у равни са левом маргином. У ред за тему треба навести ваше име, позицију и број запосленика ако се разликује од вашег броја социјалног осигурања - из сигурносних разлога, немојте укључивати своје социјално осигурање у писмо које може стати на стол некога тко то не мора знати. Поред тога, користите бело или бело папир за ваше писмо, фонт као што је Тимес Нев Роман или Цалибри, и потпишите своје име мастилом пре него што свом надзорнику и одељењу за људске ресурсе доставите копије.
Ако је ваша канцеларија углавном без папира и саопштена путем е-маила, уместо тога можете припремити долазну е-маил поруку на посао. Држите језик формално, или припремите свој захтев као писмо и уместо тога га приложите е-пошти.
Изравно наведите свој захтјев
Уместо да читач треба да скенира читаво писмо пре него што дође до вашег стварног захтева, навести захтев у првом пасусу вашег писма. На пример, могли сте да пишете: "Почео сам да радим у Одељењу набавке као агент на почетном нивоу, 14. јуна 2013. године, а 14. јуна 2018. промовисан сам у вишег агента за куповину. Мој тренутни распоред рада је од 8 часова. до 17:00, од понедељка до петка. Сврха овог писма је да затражите промену распореда тако да моји радни сати постану од 9 до 18 часова.
Не буди касно
Уоквирите свој захтев у позитивном тону и избегавајте употребу речи "касно". Ако тражите сталну промену распореда, тражите различите сате, а не дозволу да касните сваки дан. И не тражите да ваш супервизор скрати ваше радно време за време које касните на посао. Ако је ваш захтев за одређени временски период, наведите то, наводећи, "Сврха овог писма је да затражите промену распореда тако да, од 1. априла до 30. априла, унесите годину, моји сати постају од 9 до 18 сати".
Дајте искрен разум
Иако је и добра пракса да будете искрени са својим послодавцем, ако тражите да дођете сат времена касније јер нисте јутарња особа и једноставно не можете стићи на време, можда ћете желети да размислите о томе као разумну основу за ваш захтјев. Али ако је ваш разлог да имате личне или породичне обавезе које би се могле боље послужити ако имате више времена за посао, наведите то. Не морате бити превише лични; на пример, подизање вашег детета из дневне неге или заједничког путовања са супружником, чини се да је разумна основа за захтев. Међутим, ви сте судија, на основу онога што је ваш однос са вашим супервизором или менаџером, и да ли заиста треба да знају специфичан разлог због којег желите да промените распоред.
Учините то вредним послодавчевом времену
Ако је ваш захтев зато што сте стално закаснили и верујете да ће вам долазак за сат касније од вашег уобичајеног распореда помоћи да се пријавите на време, будите искрени у вези са својим изазовима када дођете на посао на време. Предложите да се ваше присуство значајно побољша ако имате другачији распоред. Ово је један од начина да се адресира један аспект вашег рада, и можете споменути у свом писму да покушавате да будете проактивни у побољшању вашег учинка кроз рјешавање проблематичне области похађања. На пример, можете почети са реченицом: "Мислим да би ново радно време имало следеће позитивне ефекте на пословање …"
Обезбедите гаранције
Можда ћете осетити потребу да обезбедите надзорнику да промена распореда неће негативно утицати на пословање одељења или на вашу способност да се носите са радним оптерећењем. Можда сте пратили позиве клијената које примате и приметили да практично сви ваши клијенти зову после 9 сати, онда можете додати вашем писму да сте надгледали врхове у позивима клијената и да промена распореда може бити од користи за организацију. У вашем писму, такође можете да кажете да не предвиђате никакве изазове у остваривању свих ваших задатака, што даје додатно уверење да сте ово размислили и да сте сигурни да промена распореда неће изазвати проблеме.
Пратити
Последњи параграф вашег писма за касни долазак у канцеларију треба да понови ваш захтев, и ако је промена распореда трајна, предложите датум када желите да промена ступи на снагу. Питајте да ли постоји додатна папирологија коју требате довршити како бисте имплементирали промјену распореда. Ово ставља терет на одељење за људске ресурсе или вашег супервизора да вам да одговор, барем у вези са папирологијом. Такође, када се пише на овај начин, звучи позитивније од писма које сугерише да нисте сигурни да ће захтев бити одобрен. Захвалите ХР одељењу и супервизору на њиховом разматрању и обавестите их када ћете добити потврду.
