Универзитет Ламар дефинише организациону структуру као “формални систем задатака и односа извештавања који контролише, координира и мотивише запослене да сарађују у постизању циљева организације.” Администрација једне канцеларије може да користи различите организационе структуре на основу врсте посла. Свака структура која се користи у канцеларијској администрацији има предности и недостатке.Оцените своју канцеларију и утврдите која структура најбоље одговара вашим потребама.
Фунцтионал Струцтуре
Функционална структура ставља људе са сличним позицијама, вјештинама и задацима у различите групе. Заједничка функционална структура је позивни центар за корисничке услуге. Свака особа обавља исти задатак, користећи исту опрему и има заједнички циљ рјешавања питања купаца. Предности у овој структури су да је лако комуницирати са одређеном групом, одлуке се доносе брзо, а обука и развој су ефикаснији јер сви уче исту ствар истовремено. Недостаци ове структуре су да ограничава разноликост међу особљем и теже је одговорити на промјењиве потребе.
Дивисионал Струцтуре
Структуре подјеле су шире у опсегу од функционалних структура. Функционална структура се заснива на групи људи са истим задатком, док су дивизијске структуре под-одељења унутар веће компаније. На пример, ако корпорација поседује различите брендове, један бренд се може сматрати сопственим одељењем и има сопствени ХР тим, маркетиншки тим, односе са јавношћу и извршну групу над одељењем. Ово омогућава бољи квалитет производа и услуга, прилагођено управљање, повећан тимски рад и брзо доношење одлука. Међутим, ова структура захтијева високе оперативне трошкове, не промиче комуникацију између подјела и повећава сукоб.
Флат Струцтуре
Равна структура канцеларијске администрације укључује администрацију и чланове тима у процесима доношења одлука, браинсторминга и повратних информација. Равна организација има ограничене нивое хијерархије када су у питању административни нивои. Ова структура подстиче отворену комуникацију и укључује демократске и делегативне управне стилове.
Талл Струцтуре
Висока организациона структура има више нивоа административног водства. Висока организација спречава чланове канцеларије да комуницирају са управом. Повратне информације се не охрабрују, а од запослених се очекује да без сумње поштују налоге управе. У високим организационим структурама уобичајено се користи ауторитативни административни стил, који се обично види у полицији и војсци.
