Ако икада радите на административној позицији, можда је ваш посао да препишете минуте. Може бити теже него што мислиш да би преписао минуте. Преписивање минута значи успостављање праве равнотеже између репродукције премало и превише нота које сте снимили на састанку. Осим тога, морате вежбати не само оштре слушне вештине, већ и добру уредничку сензибилност. Пратећи водич испод, можете направити професионалну транскрипцију минута.
Направите транскрипцију што прије можете након састанка. Моћи ћете се лако сјетити што се догодило на састанку.
Исправно додијелите записник. Запишите учеснике састанка, циљеве састанка и датум / трајање састанка. Требало би да укључите и кључ који наводи иницијале учесника поред њихових пуних имена, јер сваки пут када учесник говори, можете изговорити њихове изјаве својим иницијалима.
Преписати састанак у његовом хронолошком реду. Раздвојити дискусије / разговоре по темама, ако се на састанку разговарало о више од једне теме. На пример, ако се дискусија промени из буџетских питања у људске ресурсе, предговор следећем разговору гласи: "Дискусија је промењена у разматрање одељења људских ресурса …"
Разликујте важне и неважне расправе на вашем састанку. На пример, ви сигурно не желите да препишете тренутке које је неко одвео са теме и разговарали о личним стварима. Уместо да помињемо да је дискусија скренула са курса, напишите или елипсу "…" или нешто слично, "Након око сат времена неповезаног разговора …"
Сачувајте документ на чврстом диску (или флеш диску) пре него што га одштампате. Транскрипција минута записује већину главних пословних одлука, тако да је неопходно да се те одлуке сачувају за будућу референцу.
Савети
-
Увек проверите свој правопис и граматику пре него што пошаљете записник свом шефу. Питајте свог шефа да ли постоји шаблон који можете користити за преписивање записника. Ако не, питајте да ли постоје претходне транскрипције минута које можете упутити док пишете своје.
Упозорење
Будите изузетно опрезни при снимању било каквих испада на састанку. Не спомињите особу која стоји иза испада, али реците нешто попут: "Било је снажно охрабрено да …" Ако се икада осетите несигурно у вези повезивања имена са дикусијом, консултујте се са председником састанка.
