Сваки избор који се направи приликом вођења бизниса може утицати на крајњи исход, али понекад се промене намећу пословним субјектима, а одлуке постају покушаји да се што боље искористи лоша ситуација. У овим случајевима, прагматични власник бизниса истражује како би се могле развити посљедице и како различите реакције могу промијенити исход. Да би то урадили, они користе анализу утицаја.
Шта је анализа утицаја?
Анализа утицаја је пословични "поглед пре него што скочите", "шта ако" који зауставља лудо одважан потез који може доћи од реакција на колена до промене.
Ако је неки аспект вашег пословања нарушен, које су посљедице? Како ће то утицати на ваш тим, ваш буџет, ваш профит, губитке и вашу будућност? Анализа утицаја је формални начин прикупљања података и претпоставки за подршку за и против било какве промене или ометања вашег пословања. Добра анализа утицаја ће вам помоћи да идентификујете стратегије опоравка, методе превенције или средства за ублажавање утицаја на пословање.
Поремећаји могу доћи у многим облицима - од поплава након урагана до нечег једноставнијег, попут поузданог добављача који затвара трговину. Без обзира да ли је поремећај велики или мали, све то има утицаја. Али традиционално, анализа утицаја се сматра као “управљање континуитетом пословања”, корак који се мора урадити у опоравку од катастрофе, гдје се осјећају значајнији утицаји.
Зашто требате направити процјену утјецаја на пословање
Анализа утицаја се обично завршава када постоји негативан утицај или тешкоће које се морају суочити, а решења се могу наћи, често у случају катастрофе или других изненадних и непредвиђених утицаја. Опоравак од таквих проблема често се може остварити на неколико начина, али ако се не зна у потпуности, онда можда не постоји добра основа за доношење одлука. Анализа треба да промени изгледе тако што ће обезбедити боље опште разумевање пре предузимања акције.
Често се непредвиђена промјена намеће бизнису, што значи да за то није било припреме. Можда се грађански закони мењају у погледу радног времена или зонирања саобраћаја. Можда је потребна промена локације након неочекиваног, драматичног повећања закупа или огромне катастрофе водовода. Можда је ланац снабдевања поремећен.
У свим овим случајевима, анализа утицаја може помоћи менаџменту да схвати стварне трошкове ситуације у којој се налазе и како да напредују.
Сјајно је то што анализа утицаја помаже у овим ситуацијама, али то је тако корисно средство да не би требало да буде потиснуто само за употребу у хитним случајевима. Кад год се нека велика промена постави пред бизнисом, анализа утицаја може помоћи да се јасно стави пред доношење утицајних одлука.
На крају крајева, зашто вам је потребна процена утицаја на пословање своди се на реалност да се утицаји ретко осећају само на дну. Они утичу на бренд, поверење, лојалност, углед и друге аспекте који нису црно-бели, што може имати дуготрајне последице.
Шта треба пазити у анализи утицаја
Процена утицаја би била лакша ако би се радило само о новцу, али у вашој компанији има много тога да се промени и опорави од катастрофе.
Иако би анализа утицаја на пословање требала бити донекле свеобухватна, важно је да се не претјерује и креира мноштво категорија процјене. Превише података се сувише танко шири, што може замутити воду.
Уместо тога, узмите преглед који дели утицај између "квантитативних" и "квалитативних" ефеката. Квантитативно је све што утиче на профит и губитак из перспективе новца / новца. Дакле, то би укључивало губитак прихода, повећање оперативних трошкова и било које казне, казне или санкције које су претрпјеле као посљедица утицаја. Квалитативна процјена је више о остатку - како она утјече на купца, како мијења осјећај за марку, било какву штету или кредит за репутацију компаније, па чак и да ли се фактуре могу одмах платити како би се одржао добар положај код добављача.
Биће очигледних категорија које би скоро свака процјена утицаја требала укључивати, као што су повећање оперативних трошкова, губитак прихода и штета бренда или репутације. Међутим, друга проучена подручја треба да одражавају основну мисију компаније.
На пример, претпоставимо да је лекарска канцеларија претрпела поплаву. Можда би канцеларија могла остати отворена упркос оштећењима, али ако ће изазвати загађење честица у ваздуху или угрозити топлоту или удобност чекаонице, онда је важно размотрити безбедност и безбедност пацијената. То је и утицај. Али предуго затварање и одлагање услуга могло би бити опасно за неке клијенте - али овај фактор би се променио у утицају током, рецимо, летњих месеци када су многи пацијенти на одмору у односу на новембар када су се сви вратили на посао и школу као сезона грипа рагес.
Параметри анализе утицаја се увелико разликују у зависности од врсте посла који је укључен, тако да је важно да разумете шта спољашњи фактори могу да утичу и да ли утичу на то како ваше специфично пословање успе или не успе. Знајући то, одаберите три или четири категорије за сваку квантитативну и квалитативну процјену утицаја и направите детаљне биљешке у складу с тим. На тај начин осигурајте да користите тренутне или најновије податке и сарађујете са другим менаџерима или особљем на њиховим запажањима или увидима, јер њихов унос може бити драгоцјен за ваше стратегирање.
Три главне категорије утјецаја
Ако имате пословни учинак, вероватно ће бити из једне од три категорије:
- Један је губитак који погађа зграду или складиште, а може бити узрокован пожаром, катастрофом, оштећењем воде и другим ситуацијама које узрокују штету која је довољна за прекид пословања.
- Два су поремећаји у подацима и технологији у којима сте изгубили рачунарске системе, или сте имали велике кварове у технологији или машинерији која вам помаже да обављате свакодневне послове.
- Три су губитак особља и других ресурса који би могли бити узроковани, рецимо, распрострањеном болешћу или посљедицом транзитног штрајка који је у току.
Спровођење процена утицаја који нису хитни
Понекад, спровођење анализе утицаја после катастрофе је као учење како пливати након пада са брода - то није идеално.
Извршавање процене утицаја пре него што се деси катастрофа је врста безбедне вожње, где увек треба да буде свесна шта возач ради два аутомобила испред вас, а не само онај испред вас. Припрема вас, тако да сте спремни да реагујете ако се ствари догоде.
Разумевање ствари као што су трошкови и утицај за могуће поремећаје, као што су преплављивање и преокрет у ланцу снабдевања, омогућава вам да креирате планове за непредвиђене ситуације тако да можете да се укључите у акцију уместо да схватите где стојите. За веће компаније, анализа превентивног утицаја може спасити дан ако ствари иду бочно низ пут. Случајеви попут поплава, ледених олуја и проблема са добављачима могу се унапријед испланирати, а анализа утицаја може помоћи.
Често, догађаји се дешавају са неким упозорењем. Можда је добављач опалио да можда неће моћи да вам обезбеди одређену марку производа или врсту услуге на коју сте постали зависни. Извршавањем процене утицаја на пословање, можда ћете моћи да утврдите које су акције идеалне ако се та промена деси. Можда схватате да не можете да прихватите поменуту промену, тако да можете да набавите новог пружалаца и евентуално преговарате са њима. Можда сте сазнали да ваш поуздан добављач проналази алтернативу, тако да можете проверити да ли ће ово функционисати за вас и ваше клијенте.
Навигација у процени утицаја на ванредне ситуације
Утицаји су пријетње вашем пословању и планови спремности на пријетње су дио паметног власника пословања. Али шта ако је то оно што називају "догађај црног лабуда" - нешто што не можете предвидјети, што је потпуно непредвидиво и неочекивано? Како покупите комаде и схватите шта је заиста у питању?
Поред догађаја у црном лабуду, друге опције су да сте суочени са кризом која је позната и спремна, или је то нешто што је познато али неприпремљено.
У сваком случају, морат ћете летјети у акцију. Требат ће вам стални људи на челу да бисте могли схватити што даље.
Све ове ситуације значе да је вријеме критично и да је потребно дјеловати како би се спријечио губитак прихода и спријечило да прекиди у пословању буду дужи него што је потребно. Постојањем система за прављење резервних копија података изван локације да би се одржао приступ стварима као што су добављачи, особље и други контакти које ће вам требати током опоравка од удара, можете се брже активирати и покренути.
У тешким ситуацијама, знају неки стручњаци то раде за живот. Контактирање компаније за управљање пословном кризом може вам помоћи да прођете кроз почетни шок и формулишете бржи акциони план за обављање тријаже. То може бити скупо, али ћете морати да га одмјерите са додатним трошковима који могу бити претрпљени ако будете покушавали да откријете одакле да почнете сами.
Анализа утицаја: студија случаја
Ево примера ситуације која се не појављује и која има користи од анализе утицаја пре него што реагује на лоше вести.
Замислите да водите кафић на заузетом углу. Вијест се своди на то да су регионалне транзитне власти одобриле нову аутобуску линију која ће ићи паралелно са вашом радњом. Радови на надземном плану изградње могу трајати двије године у различитим ступњевима. То значи да ће бити метална баријера с обје стране улице током већег дијела времена, блокирајући промет преко улице преко миље. Ту и тамо пешаци ће моћи да пређу, али не и аутомобиле; али чак и пешаци ће се борити. Очекује се да ће цијело подручје претрпјети губитак посла, а многи од ваших колега подузетника размишљају о премјештању.
Дакле, дилема је, да ли остајете или идете? Ако останете, за две године имат ћете главну продајну површину с вјероватно већим бројем послова него што сте икада имали, јер ће то бити транзитно чвориште. Стајалиште ће бити тамо, а нови супермаркет ће завршити изградњу преко пута улице. Али у међувремену, суочићете се са драматичним губитком у послу. Нема више људи који су се зауставили на кафи и врло мало људи изван баријере. У којој мјери ће ваш посао патити?
С друге стране, кретање би било скупо. Требало би направити анализу локације, добити дозволе, па чак и нове визиткарте и меморандуме. Изгубили бисте дугорочну клијентелу која се ослања на вас из удобности или навике. Требало би да продате у новом насељу. Било би трошкова изградње. С друге стране, остати тамо гдје сте ви би значило задржавање тврдоглавих мјештана - ваших главних покровитеља - и вјеројатно добивање покровитељства од оних који раде на аутобуској линији. Када посао ескалира, а посао успорава у љето, могли бисте обновити радњу, јер би посао ионако био у губитку, а за двије године, имали би нови изглед управо на вријеме за нове покровитеље.
Овде, анализа утицаја даје вам чврсту идеју о томе шта губите у односу на оно што добијате из оба сценарија. Можда одлучите да добитак од селидбе не надмашује трошкове за то и боравак је најозбиљнији. Сада можете формирати стратегију. Преговарајте са станодавцем за закупни попуст за не напуштање у току изградње, као и добар уговор о дугорочном закупу за живот у пост-аутобуској линији. Можда смањите сате, смањите особље и прилагодите буџет. Са мање напорном продавницом, било би савршено време да се уради више контакта са заједницом или да се започне та отворена ноћ на коју сте увек мислили, што ће вам омогућити да посадите семе за разноврсније послове када заврши изградња.
Анализа утицаја је паметно управљање
Иако се анализа утицаја у почетку може развити у опоравку од катастрофе, стварност је да се она може користити и за спречавање катастрофалних одлука. Хоће ли промјене које подузимате довести до минималних добитака док трошите новац за имплементацију? Да ли ће ваш бренд и репутација патити, супротстављајући се било каквим финансијским уштедама које би могле имати промјене?
Узимајући прилику да пажљивије размотрите посљедице и исплате од промјена у Вашем пословању, или користећи анализу за ублажавање нежељених утицаја, можете открити неочекиване користи - или избјећи нагомилавање већ несретне ситуације. У сваком случају, анализа утицаја је само још једно паметно оружје у арсеналу сваког добро припремљеног власника или менаџера бизниса.
