Мапирање информација је јасан и ефикасан начин документирања за компаније које су већ развиле своје процедуре, политике и пратеће документе. Пословни субјекти који тек почињу да формализују своје процедуре такође могу имати користи од методе документације мапирања информација. Мапирање информација поједностављује документацију спречавањем дуплирања инструкција или информација преко процедура. Он такође пружа формат за организовање информација унутар документа, тако да се он лакше разуме. Претварање документације ваше компаније у формат информативне мапе може се обавити у неколико једноставних, иако дуготрајних корака.
Прегледајте сву документацију компаније и систематски организујте садржај у категорије које садрже сличне инструкције. Побољшајте садржај категорије уклањањем конфликата и дуплицирања.
На примјер, многе процедуре имају одјељак за одговорности. За ову врсту садржаја бисте компајлирали све информације о типу "одговорности" за сву документацију. На тај начин можете видјети сукобе у одговорностима или подручјима гдје се једна одговорност преклапа с другом. Одавде, поједноставите садржај да бисте уклонили дупликације или конфликте. Други такви садржаји које треба размотрити укључују дефиниције и мјере предострожности.
Креирајте централне документе или друге репозиторије информација контролисане ревизијом за сваку врсту садржаја.
Вратимо се на наш пример одговорности, направимо један документ у којем се наводе садржаји које сте дефинисали у задњем кораку. Будите сигурни да постоје референтне процедуре у којима се обављају одговорности. Ово осигурава да је документација исправно упарена.
Сада када је сличан садржај премештен у централни документ, стари садржај се може уклонити из оригиналних процедура. Уклоните стари садржај из оригиналних процедура, позивајући се на нови централни референтни документ.
Ажурирајте садржај преостале документације током процеса ревизије на формат мапиран у информацији. Организујте садржај документа групирањем релевантних информација. Укључите под-заглавља. Користите табеле гдје је то могуће, тако да се садржај може боље визуализирати. Успоставите најбоље праксе тако што ћете укључити сва племенска знања или кораке које запослени обично обављају, али нису документовани у процедури.
Савети
-
Мапирање информација се креће од једноставних до сложених и може се додатно побољшати укључивањем мјерљивих повратних информација за управљање. За сложенију имплементацију, професионалне услуге из установа као што је оснивачка компанија Информатион Маппинг, Инц. могу се користити за оптимизацију мапираних или неуписаних процедура. (Погледајте ресурсе)
