Гоогле документи је моћан алат за размену датотека који предузећа могу да користе за објављивање распореда рада. То можете постићи креирањем распореда директно у Гоогле документима. Када редовно објављујете радни распоред за запослене, спречавате погрешну комуникацију која може довести до тога да запослени открију смјене које нису схватиле да су планиране за рад.
Користите шаблоне распореда слободног рада
Гоогле Документи одржавају велику библиотеку бесплатних и спремних за употребу шаблона. Да бисте приступили предлошку, отворите нови документ Гоогле докумената и затим претражите предлошке са речима "распоред рада". Већина распореда рада запослених користи формат од недеље до недеље јер послодавци објављују на недељној основи. Ако ниједан предложак не задовољава потребе распореда, креирајте прилагођени распоред у другом програму.
Направите прилагођени распоред
Као и Гоогле документи, Гоогле табеле садрже предлошке које менаџери могу прилагодити. Пронађите их у листовима у менију Галерија предложака. Једноставно изаберите Распоред са листе, а затим прилагодите поља заменом података шаблона датумима распореда и именима запослених. Избришите све ретке и колоне које нису потребне.
Креирајте распоред од почетка тако што ћете отворити нову датотеку. Кликните на Старт а Нев Спреадсхеет (Нова табела) на главној страници и користите заглавље да насловите документ као "Недељни распоред" или други жељени назив. Користите први ред да дефинишете датуме које покрива распоред.
Затим креирајте графикон на којем се у хоризонталним заглављима колона приказују дани у недељи и редови приказују времена помака. Убаците имена запослених у одговарајуће кутије за пребацивање. Сачувајте датотеку у Гоогле документима под одговарајућим називом датотеке.
Управљање дозволама за запослене
Послодавци желе да запослени прочитају распоред и можда преузму датотеку за спремање на особним рачуналима или уређајима. Међутим, запосленима не треба дозволити да уређују распоред. Гоогле Документи подразумевано омогућавају запосленима да читају и преузимају дељене датотеке.
Дељење датотека кликом на икону са силуетом особе и знаком плус који представља "Дељење". Унесите адресе е-поште запослених са којима желите да поделите датотеку. Проверите дозволе пре слања везе е-поште да бисте проверили да ли је документ само за читање.
За дозволе, изаберите "може прегледати", а не "може уредити", а затим одаберите гумб Дијели да бисте објавили распоред за запосленике. Запослени добијају е-маил са обавештењем да је објављен нови распоред. Е-пошта садржи линк на распоред.
Поставите редовне распореде
Одржавање шаблона распореда олакшава тједно заказивање. Поставите стандардни дан и време за објављивање распореда и поделите га са свим запосленима истовремено путем е-поште.
Именујте датотеке распореда на једноставан начин као што је "15. јануар Схифт Сцхедуле". Ово смањује конфузију и омогућава запосленима да брзо примећују разлике у распоређивању или проблеме. Креирајте политику компаније која захтева од запослених да обезбеде жељено обавештење за промене у распореду.
