Упркос софистицираности данашњих компјутера и рачуноводственог софтвера, основни процес обрачуна плата остаје готово исти као и пре неколико деценија. Веома мали број предузећа и даље биљежи и обрађује платне спискове руком, али је од суштинског значаја за сваког пословног менаџера да схвати како процес обрачуна плата функционише како би правилно контролисао трошкове рада и решио потенцијално скупе проблеме. Ово је тачно чак и ако своје операције на платном списку одузмете, што је популарна алтернатива. Процес обрачуна плата почиње са евидентирањем времена запослених на послу. Ово може бити једноставно као рукописни временски лист или укључује употребу компјутеризираних временских тактова који преносе податке директно на рачунар који ће обрадити платни списак. Пре него што се почне са обрадом платног списка, нови запослени или они који су се променили морају попунити Образац В-4 за задржавање изузећа.
Цалцулатинг Паиролл
Послодавац прикупља све евиденције о запосленима на крају платног периода, који може бити недељни, двонедељни или неки други период). Први корак у израчунавању платног списка је да се нађе бруто зарада запосленог, која може бити једноставна као збрајање одрађених сати и множење са стопом плате особе. Могу бити потребне прилагодбе како би се укључили прековремени рад, провизије, савјети и друге накнаде. Накнаде за трошкове везане за пословање, као што су надокнаде за километражу, често се укључују у плаћу запосленика након обрачуна плаће, јер ове накнаде не подлијежу плаћању пореза. Следећи корак је утврђивање додатка за задржавање запосленог. Да бисте то урадили, потребан вам је З-4 и ИРС Публикација запосленика 15 Цирцулар Е. Плаће које подлежу федералном порезу на доходак су бруто плате умањене за укупан износ изузећа.
Порези
Најсложенији дио процеса обрачуна плата је обрачун пореза. У сврху обрачуна плата, порези спадају у двије групе: оне које запосленик плаћа и одбијају се од бруто плаће и оних које послодавци плаћају. Запослени плаћају три федерална пореза: порез на доходак, социјално осигурање и Медицаре. Комплетна упутства за израчунавање ових пореза налазе се у публикацији ИРС-а 15. У већини држава постоји и порез на доходак државе. Упутства за државне порезе могу се добити од државног Одељења за приходе или опорезивање. Порези које плаћају послодавци су допринос послодавца за социјално осигурање и Медицаре, савезни порез за незапосленост и државни порез на незапосленост - ФУТА и СУТА. Користите ИРС Публикацију 15 да бисте их израчунали. ФУТА и СУТА порези морају бити заједно састављени, јер се плаћа ФУТА за СУТА.
Исплата
Коначно стање процеса обрачуна плата је да се стварно исплати запосленом и да се исплаћују порези. Извршавање чековних исплата је прилично једноставно. Сама провјера је слична било којој другој провјери. Међутим, плате долазе са исплатом плаћа, што је писани попис плата, пореза и других одбитака или корекција. Исплату за исплату плата, која се попуњава са сваком ставком и укупним годинама до датума, даје се запосленом за његове евиденције. Увек је паметно прегледати плате прије него што их дистрибуирамо, јер грешке могу бити скупе. На пример, не желите да откријете да је пропуштени притисак на тастер изазвао исплату од $ 3,000 када је исправан износ 300 УСД. Слање задржаних пореза ИРС-у или државној служби за приходе према упутствима.
