Обрада платног списка је детаљан задатак који захтијева солидне математичке вјештине и вјештине рјешавања проблема. Послодавац или особље платног списка мора да осигура да су плате свих запослених тачне и благовремене. У многим случајевима они морају да комуницирају са менаџерима и супервизорима како би осигурали да сви у компанији разумију процедуре обраде платног списка. Да би ефикасно обављали своје задатке, особље платног списка требало би да осмисли поједностављен систем платног списка, који укључује документацију критичних информација о платама.
Документовање процедура платног списка
Документирајте време и временске картице. Многе компаније са запосленицима по сату захтевају од њих да изврше време; други захтијевају да попуне временску картицу. Запослени на сату примају се на основу броја сати приказаних на њиховим временским картицама; стога, било које измене у временском или временском картону које се спроводе, морају бити пријављене свим запосленима у писаној форми. Можете или послати допис менаџерима / супервизорима, или им можете послати штампану верзију измјена. Руководиоци / супервизори су одговорни за преношење свих потребних промјена својим запосленима.
Одштампајте годишњи календар плаћа. Пре краја сваке године, пажљиво проверите датуме наредне године да бисте утврдили који ће датуми бити обрађени. Обратите пажњу на благдане, празнике и друге празнике. Користите различите боје да бисте истакли датуме подношења за промене картице и платног списка, као и стварне датуме плаћања. Професионална компанија за штампање може вам помоћи у штампању ових календара. Подијелите календар плаћа свим менаџерима / супервизорима.
Задржите стандардну књижицу за обраду плата за одељење за платни списак. Књижица треба да садржи све кораке за обраду платног списка. На пример, ако ваша компанија има двонедељни распоред плата, формулишите књижицу тако да тачно наведе како се процес обрачуна двонедељног платног списка јавља од почетка платног периода до краја. Овај корак је посебно ефикасан када се обучава ново особље на платном списку.
Укључите процес извјештавања и руковања провјером у књижицу за обраду платног списка. Након што се штампају плате или се у банку појави пренос директног депозита, процес обрачуна плата још није завршен. Документујте ове кораке, као што су штампање и попуњавање регистара плата и пореских извештаја, као и имена појединаца којима ћете предавати плату / бодове. Како се информације мијењају с временом, ажурирајте књижицу и осигурајте да сви у одјелу за обрачун плаћа имају копију.
Обезбедите да сваки члан особља на платном списку разуме њихову улогу. Документујте и дајте им копију њихових специфичних радних задатака како би осигурали да током обраде платног списка буду свјесни својих одговорности.
