Платни списак је кључни аспект сваког посла са запосленима. Да би се запослени и порези на плате исплатили на време и тачно, одељење за платни списак мора бити структурирано. Да би се постигла ефикасност унутар одељења, послодавац треба да документује процедуре платног списка. Без обзира на то да ли је платни списак велики или мали, писани платни спискови су критични за успјешан платни списак.
Креирајте обрасце за платни списак. Одељење за платни списак обично тесно сарађује са одељењем за људске ресурсе како би се осигурало правилно плаћање плате и обрада накнада запосленима. У овом процесу користе се бројни обрасци: временски листови / временске картице, образац В-2, распореди плата и / или календари, обрасци захтјева за одмор, директни обрасци за одобрење депозита и обрасци за праћење боловања. Ове обрасце можете да купите у продавници канцеларијског материјала или да их компанија за штампање прилагоди.
Документујте временске процедуре. Америчко министарство рада напомиње да можете користити било који систем временског мјерења који желите, под условом да је он исправан и потпун. Временске процедуре треба да укључе рокове за доставу временског листа и метод који се користи за израчун времена запосленог.
На пример, запишите процедуре за ручно рачунање картица за запослене, као што су заокруживање горе и доле до најближе четвртине сата. Ако имате систем за мјерење времена који аутоматски пребацује ударце / пребацивање запосленика у софтвер за обрачун плаћа, документујте своје процедуре за уређивање. Ово може укључивати да вам надзорници шаљу измјене прије рока.
Запишите процедуре за обраду платног списка. Прилагодите своје процедуре обраде платних спискова тако да одговарају вашем платном систему. Систем платног списка може бити мануелан, компјутеризован или екстерни (интерни). Наведите све процедуре обраде платног списка за ваш одређени систем.
На пример, рецимо да имате компјутеризовани систем у кући у коме се за обраду платног списка користе особље за обрачун плаћа на лицу места и софтвер за обрачун зарада. Документирајте како да користите софтвер. Наведите како да упишете плате запослених и како да обраде корекције плата, директне депозите, порезе на плате, дане за бенефиције, наплате, накнаде за осигурање и плаћање прековременог рада. Укључите кораке за двоструку проверу платног списка пре штампања исплата и пре затварања платног списка.
Ако имате вишеструке фреквенције плаћања (као што су недељне и двонедељне), документујте како да обрадите сваку од њих. Процедуре обраде платног списка треба да обухвате све кораке обраде, од почетка сваког платног списка до краја.
Укључите процедуре накнадне обраде. На пример, реците да имате рачуноводствени одсек или спољну пореску компанију која се бави пореским пословима компаније. Навести потребне документе и извјештаје које треба прослиједити и којем појединцу. Наведите кога треба примати плате / исплате за дистрибуцију и укључити друге компаније / појединце с којима морате комуницирати. На пример, ако одељење за обрачун зарада прослеђује пензионим доприносима пензионом осигуравачу одмах након сваке обраде платног списка, укључите потребне кораке.
Процедуре за вођење евиденције о документима. Послодавац мора водити евиденцију о платном списку најмање три године, према подацима Министарства рада. Државне процедуре за складиштење и архивирање платних спискова, В-2с, извештаја о порезу на плате, временским картицама и другим платним списковима.
Савети
-
Ажурирајте своје платне процедуре кад год дође до процедуралних промјена.
