Постоји низ разлога за писање пословног писма било ком од стотина страних конзулата широм свијета. На пример, можда ћете желети да затражите визу или информације о путовању, да се распитате о могућностима спољне трговине, да спроведете истраживања о спољним пословима, или да напишете препоруку за студента који путује у иностранство ради стажирања.
Наведите име, назив и адресу особе којој се обратите. Сваки страни конзулат има детаљну интернет страницу која садржи именик особља, као и линкове за различите одјеле, који вам могу помоћи да идентификујете особу којој бисте требали обратити своју кореспонденцију.
Пратите традиционални пословни протокол приликом писања пословног писма конзулату. Употријебите пуно име и наслов појединца, адресу одјела и адресу конзулата, форматирану према међународном поштанском систему земље. Свака земља се разликује, па слиједите директиве наведене у одјељку "контактирајте нас" на веб страници конзулата. Ако шаљете писмо на папиру, наведите датум у горњем десном углу писма. Ако шаљете е-пошту, јасно наведите сврху кореспонденције у предмету.
Напишите уводно писмо које садржи објашњење о томе ко сте, одакле сте, зашто пишете и да ли пишете у име друге особе или себе. Ако пишете у име корпорације, владиног ентитета, међународне организације или образовног института, забележите име по имену и наведите свој назив и акредитиве.
Напишите јасну изјаву која укратко, али сажето описује сврху ваше кореспонденције. Преведени или интерпретирани језик често може имати двострука значења, стога пазите да избјегавате сленгову терминологију или колоквијализам који страни читач можда неће лако разумјети. На пример, израз "Желим да додирнем базу са вама" треба заменити са, "Пишем да вас питам о …"
Ограничите своје писмо на једну тему и будите конкретни у вези исхода који желите из кореспонденције.
Завршите писмо са захвалницом и наведите детаље о томе како можете да дођете. Увек укључите своје пуно име. Никада немојте кривотворити или дати погрешне или потенцијално пријетеће изјаве у писму страном конзулату.
Консултујте се са локалном поштом о поштанским захтевима и процењеном времену испоруке. Ако приложите коверту са само-адресом, са жигом како бисте осигурали брз одговор на ваше писмо, провјерите да ли имате одговарајућу количину поштарине у САД-у на повратној омотници.
Савети
-
Страни конзулати Сједињених Америчких Држава су написани на енглеском језику, док су међународни страни конзулати обично писани на матерњем језику земље са линком на енглеску верзију.
