Немојте се ослањати на телефонске позиве да бисте добили резултате који су вам потребни. Када разговарате телефоном са службом за кориснике, осигуравајућим друштвима, предузећима или било ким другим о важној теми, потребно је да попуните писмо потврде да бисте направили писани запис за будућу употребу.
Ставке које су вам потребне
-
програм за обраду текста
-
папир
-
енвелопе
-
стамп
Писмо за потврду је начин да се направи писмени запис о телефонском разговору који се касније може користити да се докаже оно о чему се разговарало. Писмо потврде испуњава три ствари: 1) помаже странама да прате одговорности; 2) каже примаоцу да се разговор неће заборавити; и 3) може се користити као доказ у судском поступку како би се доказала ваша верзија догађаја.
Планирајте своје писмо прије телефонског разговора тако што ћете направити попис ствари о којима ћете разговарати. За сваку ставку за дискусију одредите ко је одговоран и када ће предмет бити испуњен. Ако постоје било какве непредвиђене околности, идентификујте их.
Након телефонског разговора, почните писати писмо. Укључите датум, адресу и линију предмета. Напишите писмо јасно и језгровито. Писмо треба да буде чињенично и тачно. Оставите коментар, спекулације и емоције. По правилу не користите ускличнике. Не покушавајте да застрашујете или злостављате. Запамтите, писмо може завршити да се прочита судији или пороти, а ви не желите да се нађете као одвратан или неразуман.
Започните писмо са "Ово писмо је потврда нашег телефонског разговора дана датум у вези ___"Онда тачно опишите оно о чему се расправљало наводећи ко је рекао шта. Побрините се да укључите све важне информације, укључујући и ко је одговоран за ставку акције, када ће бити завршен, и све непредвиђене околности. Закључите писмо са" обавестите ме у писаној форми што је пре могуће ако је нешто горе описано нетачно. ”Потом потпишите писмо.
Обавезно направите и задржите копију потписаног писма, а затим га пошаљите поштом. Ако је предмет писма критичан и ако имате разлога да верујете да прималац може одбити да прими писмо, онда пошаљите писмо путем оверене поште. Ако имате адресу е-поште примаоца, онда је е-пошта у реду.
