Управљање документима је обавезна функција компанија, непрофитних организација, владиних агенција, социјалних агенција, медицинских, трговачких, финансијских, школа, факултета и универзитета и свих других врста субјеката који генеришу информације које се чувају у одређеном временском периоду. Појединачна домаћинства такође треба да практикују добро управљање записима. Управљање документима је поред тога систематски, организован, планиран и контролисан процес управљања или праћења животног циклуса евиденције. Запис може бити опипљив папирни предмет или може бити у дигиталном или електронском облику. Записи се могу чувати у финансијским, медицинским, информативним, формалним документима, уредским документима, платним списковима, владиним обрасцима и е-порукама међу стотинама других врста записа. Управљање записима адресира три фазе животног циклуса записа: стварање или примање записа; одржавање, сигурно складиштење, преузимање или општа употреба записа; располагање записником.
Креирање записа
Стварање или примање записа је оно што ствара потребу за управљање записима. Било да се ради о пријави за запошљавање, фактури или извјештају о контроли инвентара, након што је документ креиран, све друге операције или управљачке функције за тај запис морају бити запослене. Једна од функција процеса управљања записима је да одреди ток записа након што је креиран или примљен. Ко треба да види запис? Где се запис води након што су сви прегледали или поступили по записнику (као што је евидентирање плаћања на рачун)? Ко је одговоран за обезбјеђивање сигурног чувања записа? Сва ова питања треба да имају добро саопштене одговоре.
Маинтаининг Рецордс
Одржавање евиденције подразумева развој операција за чување записа. Када се чувају записи, мора се остварити одређен број разматрања, укључујући и омогућавање доступности записа онима који треба да се позову на информације или имају приступ личној природи записа. Друга страна доступног записа означава ко не може имати приступ записнику. Када је записник ван његовог складиштења, од виталног је значаја за добро управљање записима да има систем који ће одредити ко има евиденцију, где има евиденцију и када намерава да врати записник. Осигуравање правилног враћања записа је такође важан дио система управљања документима. Сигурно складиштење записа може укључивати похрањивање дигиталних копија сваког записа из просторија у другој канцеларији или у сефу у банци. Записе треба чувати на сувом и хладном мјесту како би се спријечило оштећење папирних или електронских копија. Архивски процеси су дио фазе одржавања управљања документима. Одређивање када документација постаје прикладна за архивирање је дио управљања документима. Одабир мјеста архивирања записа и вријеме архивирања записа такођер су дио ове функције. Неки записи као што су историјски записи могу се чувати за живот, а понекад и изван компаније. За градове, државе и градове, историјски записи ће можда морати бити похрањени на неодређено вријеме.
Уклањање записа
Одлагање записа у одговарајућем временском оквиру је критично. Одлагање већине записа треба да се заврши уништавањем. Разматрања за одлагање укључују одређивање колико дуго ће се евиденција складиштити. Временски оквир за вођење евиденције зависи од природе записника. Нека евиденција складиштења је диктирана владиним прописима као што су пореска евиденција, неке банке за управљање кредитима, а неке правним смјерницама, као што су документи о оснивању. Она такође укључује и одређивање начина на који се документи одлажу, као што је уништавање у оквиру компаније или ангажовање спољне компаније да се уништи и развија систем праћења одлагања, такође може бити од помоћи. Наведите који су записи по категоријама где се одлажу, како су били одложени и где могу бити корисни за дугорочно управљање документима. Даље, имплементација механизма за одјаву записа може помоћи да се осигура да сви који треба да знају знају пре него што се било каква евиденција уништи.
Друга разматрања за управљање записима
Неколико других опција које се могу примијенити са системом за управљање документима укључују документирање и комуницирање политика и процедура повезаних са управљањем свим документима, развијање и имплементирање контролних механизама и процедура за сваку фазу управљања документима и вођење система управљања документима једноставно и лако за комуникацију и лако управљати.
Ресурси за управљање записима о учењу
Постоје стотине доступних ресурса за учење ефективног управљања документима. Техничке школе, колеџи и универзитети, онлине обука и референтне књиге обилују локалном књижарницом или књижницом факултета која може помоћи у развоју ефикасног и поштујућег система управљања записима. Такође увек проверите локалне, државне и савезне прописе у вези са специфичним правилима за управљање документима.
