ЈИСЦ ИнфоНет описује управљање записима као систематско управљање свим записима заједно са информацијама или подацима које они садрже. У прошлости су се ти записи чували у папирнатом формату, а свака велика организација имала је регистар, понекад вођен војском чиновника. Данас су преузели електронски системи за управљање документима. Ручни и електронски системи за управљање документима имају јасне предности као и недостатке.
Повлачење и дијељење података
Водећи разлог зашто су многе организације прошле без папира је лакоћа с којом електронски систем омогућава проналажење и дијељење информација. Када се подаци чувају на папиру и чувају у регистру, њихово преузимање представља изазов. Штавише, информације могу користити само једна особа. Док електронски системи решавају овај проблем, они такође долазе са другим изазовима.
Трошкови опреме и потенцијал за застаревање
Када организација прође без папира, постоје огромне количине података на папиру које треба скенирати и похранити у дигиталном формату. Хардвер и софтвер потребни за ову вјежбу коштају знатну количину новца. Поред почетних трошкова, значајан недостатак електронских система је што хардвер и софтвер постају застарели у релативно кратком времену. Хардвер може да захтева промену у само 18 месеци док се софтвер мења сваке 2-3 године.
Електронски системи и проблеми са људима
Имплементација система електронског управљања документима захтева промену ставова запослених. Све радикалне промене у организацији посматрају се са скептицизмом од стране многих запослених који нису сигурни како ће такве промене утицати на њих. Када старији начини организовања фајлова буду замењени новим, запослени осећа губитак контроле и то се мора решити гаранцијама послодавца - и подржано успехом система који се примењује.
Безбедност и друга питања
Са повећаним дијељењем информација које електронски систем за управљање документима омогућава да дође до питања сигурности. Уколико се не успоставе адекватне мјере, могуће је да повјерљиве информације о компанији заврше у погрешним рукама. Штавише, управљање записима може постати проблем када је систем зачепљен непотребним записима (као што су копије докумената). Није неуобичајено да се пронађу ситуације у којима се значајна количина евиденције налази у ствари безвредна пошта.
