У данима и технологији, процесима редунданције, терабајтима, гигабајтима и дуплицираним копијама информација, управљање записима је свакодневна, али критична пракса коју су све организације требале приковати. Све чешће, приступ одржавању датотека података постаје хљеб и маслац доброг пословног одлучивања.
Шта укључује управљање записима
Управљање записима укључује више области прикупљања података, складиштења и евентуалног уништења. Наука је подељена у више категорија: унос и прикупљање, складиштење, редундантност и резерва, и смањење. Улаз и прикупљање података успоставља протоколе за запослене да прате начин на који се подаци креирају и систем регистрације који треба да прати за лакше касније проналажење. Она такође одређује шта треба задржати, а шта не. Складиштење може укључивати и штампане и електронске датотеке и успоставља параметре о томе која средства за складиштење су дозвољена и шта нису (тј. Хард дискови у односу на папирне фасцикле у односу на мреже или флеш дискове). Редундантност и резерва укључују одржавање сигурносних копија важних информација у случају катастрофе. И коначно, смањење одређује допуштене методе за уништавање и елиминацију података из пословних система.
Статистичка помоћ за доношење одлука
Управљање записима омогућава лако прикупљање статистичких података. Много пословних одлука се заснива на анализи трендова. Тренд-анализа је развијена и изграђена на основу проналажења образаца у информацијама и подацима и доношења закључака о понашању тих образаца. Што је боље управљање информацијама, боља је анализа трендова и повезано пословно знање.
Избегавање губитка информација
Још једна кључна компонента управљања записима је спречавање губитка података. Може се догодити врло једноставно: датотека је избрисана, погрешна мапа је исјецкана, лош запосленик излази из зграде са осјетљивим подацима.
Управљање записима осигурава да постоје превентивни процеси за организовање и архивирање информација на заштићени начин. Затим се пуштају у рад вишкови као што су резервни системи и вишеструка спремишта за копирање, тако да ако је један систем датотека уништен, може се брзо замијенити недавном копијом. Коначно, сигурносне мјере помажу да се ухвате записи којима се манипулира, што може угрозити добробит и интересе компаније.
Организационе погодности
Управљање записима побољшава ефикасност. Подаци се проналазе брже, лакше и доношење одлука се побољшава тренутном анализом и проналажењем информација. Побољшано вођење евиденције смањује губитак ресурса. Када се поштују правилни протоколи, користи се мање папира и простора за складиштење. Случајно уништавање и трајни губитак се избјегава када правилно управљање записима осигурава постојање недавних резервних копија. Менаџмент евиденције такође има папирнату траку како би помогао у одбрани акција компаније током парничења. Коначно, управљање записима помаже да се одржи добра организација када се ради са клијентима или пројектима и одговара на њих. Одржавањем организованог система прикупљања информација, драгоцени подаци и информације могу се добити када је то потребно специфично за клијента или пројекат.
Оутсоурцинг као опција
Многе компаније желе да остану посвећене својим основним специјалитетима и не желе да се толико брину о одржавању система података. У таквим случајевима, може бити веома корисно користити партнера или продавца да одржава и дизајнира управљање записима тако да компанија клијент може једноставно да се фокусира на своју основну делатност. Администрација се своди на плаћање услуге која осигурава да се похрањене информације прикупљају и одржавају како клијенту то треба за доношење одлука. Многе веће компаније су кренуле ка овом правцу да би биле ефикасније, понекад оутсоурцинг само резервне услуге и друге преокрећући читаве системе снимања продавцима ради бољег управљања.
