Документовање интерних контрола и процеса може бити изазов. Сложени процеси су представљени у лако разумљивом стилу и то није једноставан задатак. Морате имати одличне комуникацијске вјештине, како усмене тако и писмене како бисте обавили добар посао. Кораци за стварање добре документације укључују интервјуисање запослених, посматрање, евалуацију и организацију. Важан аспект креирања документације је омогућавање касније модификације. Процеси се мењају и, као резултат, документи се морају променити.
Запослени у интервјуима. То је први корак у овом процесу. Немојте правити претпоставке и постављати питања како бисте провјерили своје разумијевање. Тражите од запослених да вам покажу о чему причају. Ако неко треба да одобри папир, замолите га да види тај папир. Неки људи воле да користе магнетофон и онда препишу информације. Ово може бити добра идеја ако неко прича и приказује процес у исто време са много детаља. "Покажи и испричај" је начин да се крене.
Проматрајте околину. Ако је процес потребно да се приложе фактуре за проверу захтева, на пример, забележите да ли се то заправо ради. Много пута вам људи кажу прави начин да обавите одређени процес, али то не значи да је то начин на који се то ради. Пошто документујете стварност, посматрање процеса може бити корисно за додавање добрих информација које нису очигледне током интервјуа. Погледајте у ормаре за пуњење и запишите које папире људи имају на својим радним столовима.
Процените ефективност процеса док га документујете. Ако видите да процеси не раде или се изводе два пута, направите нотацију. Ово је најбољи начин да додате вриједност својим процесима документирања рада. Када евалуирате процес, ви га посматрате објективно и можете дати приједлоге за побољшања. Будите сигурни да слиједите протокол приликом израде препорука. Запамтите: ако се процеси промијене због ваших препорука, морат ћете документирати побољшане процесе - не само стари.
Документација датотеке у фасциклама и на мрежи у фасциклама. Постављање шаблона за стандардизацију документације олакшава читање. Сваки регистратор или фасцикла треба да имају индекс са информацијама о подручју. На пример, могли бисте имати регистратор везано за дуговања на рачунима, где бисте могли да пошаљете наративе и дијаграме тока који документују процес. Можда имате још један регистратор о платном списку, а још један о рачунима потраживања. Раздвајање документације о процесима може помоћи корисницима у проналажењу информација. Имати исту организацију на свим регистраторима у вези с редослиједом документације, табелама садржаја, итд. Ово је врло важно када је потребно направити промјене и потребно је брзо пронаћи одређену ставку.
Савети
-
Користите Ворд или неки други програм за креирање документације.
Размотрите софтвер за документацију специфичан за вашу индустрију који вам може уштедети време у писању и организовању. Размислите о томе да учините и наративе и дијаграме тока како бисте побољшали јасноћу Избегавајте употребу жаргона или иницијала
Друга разматрања укључују: Напишите кратке реченице и избјегавајте пасивни глас; немојте га уљепшати или имплицирати судове. На пример, немојте писати о добром рецепционару. Пишите о рецепционару. Немојте користити стварна имена људи - увијек користите називе позиција и држите их конзистентним кроз документацију; да менаџер или супервизор прочитају вашу документацију како би били сигурни да је исправна; и водити рачуна о поверљивим информацијама у документацији. Не приказујте примере потписа за проверу нити приказујете поверљиве информације о платном списку.
Упозорење
Будите свјесни корисника ваше документације. Они могу укључивати не само интерне људе, већ и ревизоре и друге заинтересоване стране. Ово је веома видљиво. Дакле, побрините се да ваш рад нема срамотних граматичких или правописних грешака.
