Када водите било који посао, његови актери, менаџери и купци очекују ефикасност, поузданост и сигурност. Ово се посебно односи на финансијске трансакције. Унутрашња контрола осигурава да сви пословни или организациони процеси задовољавају ове захтјеве. Међутим, важно је идентификовати све слабости унутар вашег система унутрашње контроле. Постоји неколико начина за уочавање ових недостатака, а информације су вам на располагању да вам помогну. Комисија за хартије од вредности и берзе, на пример, издала је смернице за праћење унутрашњих контрола.
Каталогизирајте све своје процедуре интерне контроле. Ово ће укључивати документовање финансијских трансакција, дизајнирање и тестирање производа, процедуре набавке и интерну ревизију. Знајте тачно са чим имате посла пре него што даље прегледате процедуре. Покушајте да идентификујете делове компаније или организације који могу бити под већим ризиком од других. Такође процијените дизајн ваших контрола. Ово обично укључује документацију, организацију, подјелу дужности, повратну информацију и обуку.
Провести процјену ризика за све ваше контролне процедуре. Идентификујте највјероватније неуспјехе у вашем пословању или организацији. Процена ризика обично има облик табеле. Сваки нови ризик се ставља у ред. Да би се испитао ризик, додајте бројне колоне које указују шта би могло поћи по злу, зашто, ко је задужен за тај одређени процес, ко га је прегледао, решења и када је одговорна особа предузела акцију.
Спровести унутрашњу ревизију. То ће обухватити залихе залиха и имовине, усклађивање готовине и дуговања. Поравнање готовине значи да је износ ликвидних готовина у власништву компаније тачан у односу на приходе и расходе. Ревизија плативих рачуна подразумева проверу да ли сва плаћања иду исправној компанији или појединцу. Они би требало да се упореде са свим финансијским извештајима, како унутрашњим (одељењем за рачуне), тако и са спољним (банкама).
Образовати особље о модерним процесима и методама интерне контроле. Унутрашње контроле, као и многи други аспекти пословања, константно се развијају. Обавестите своје запослене о свим променама и одржавајте их добро обученим. Недостатак знања и обуке је кључни разлог за неуспјехе унутарње контроле. Тестирање знања радника и одржавање прегледа током обуке особља.
Пратите своје особље интерне контроле. Процене ризика обично стварају они који врше унутрашњу контролу. Надгледање или спровођење екстерних инспекција омогућава трећој страни да идентификује могуће слабости које је особа или тим на терену пропустила. Оне се могу кретати од самог процеса до надзора оних који га контролишу. Екстерна ревизорска компанија обично врши такве инспекције. Већина предузећа има односе са вањским ревизорима који имају повјерење.
Прегледајте повратне информације од стране клијената и заинтересованих страна. Има ли заједничких жалби? Да ли је дошло до кршења унутрашње контроле? На пример, ако одређени број корисника пријави исти квар производа, као што је неисправан тастер, можете да радите уназад кроз процедуре ваше компаније да бисте пронашли проблем. То би обично значило преглед, у обрнутом редоследу, испоруку, монтажу, производњу, тестирање и пројектовање.
Погледајте извештаје одељења. Да ли постоје делови компаније који су се погоршали или се не побољшавају како се очекује? Таква питања могу бити узрокована и другим факторима, али могу указивати и на неку врсту неуспјеха унутарње контроле. Свако одељење је у стању да контролише и надгледа шта ради; али извјештаји одјела морају бити повезани како би одражавали пословање у цјелини. Испитајте да ли свако одељење има довољно јак механизам да његово особље извештава о слабостима контроле.
