Унутрашње контроле пружају систем провјера и равнотежа које раде на спречавању намјерних или ненамјерних грешака у уношењу података, пријеваре и крађе. Снажан систем интерне контроле мора осигурати да нити један запосленик или група запослених не одржава превише контроле или утицаја на новчане токове, финансијске податке, залихе и друга пословна средства. Раздвајање дужности колико год можете је један од најбољих начина да заштитите своје пословање.
Одвојене неспојиве дужности
Потпуна сегрегација дужности одваја неспојиве функције - задатке или активности које пружају могућност једном или више запослених да и почињу и крију грешке, преваре или крађу. Институт интерних ревизора идентификује старатељство над имовином, овлашћењима и одобрењима, као и евидентирање и извјештавање као три кључне категорије неспојивих дужности. Према МИС-у, одговорности за радни процес би требало да спречавају да било која особа има и приступ и одговорност за рачуноводство финансијских и физичких средстава.
Спречите крађу и превару
Плаће и куповина су двије области које захтијевају подјелу дужности. У одељењу за обрачун зарада, спречавајте духове - некога регистрованог на платном систему, али који не раде за вас - тако што ћете се побринути да особа која је одговорна за прикупљање и одржавање личних и финансијских информација запослених такође не обрађује платни списак. Заштитите се од неовлашћених куповина или фаворизовања продавца тако што ћете раздвојити уношење налога и овлашћења за овлашћења.
Редуце Еррорс
Раздвајање дужности може помоћи у смањењу ненамјерних грешака које утичу на вашу крајњу корист. Уобичајени примјер је именовање вође тима или супервизора за преглед и успоредбу трансакција са пратећом документацијом, као што је успоређивање картица за вријеме запосленика са извјештајем о платном списку. Исто као што обавезе уношења налога и овлашћења штите од случајева крађе и преваре, раздвајајући ове дужности - и захтевајући од особе која има одговорност за ауторизацију да двоструко проверава укупне вредности - такође могу смањити грешке при уносу података.
Разматрања малих предузећа
Мала предузећа са само неколико запослених или у скученом буџету не могу увијек постићи потпуну сегрегацију. У овом случају, контроле ублажавања су неопходне. Иако су компензационе контроле "детективске", а не превентивне, оне и даље могу пружити разумну сигурност да одељење испуњава циљеве ублажавања ризика. На пример, преглед дневних и недељних извештаја, редовно ротирање дужности, вођење ненајављених провјера на лицу места финансијских трансакција или најављени физички број инвентара, и заказивање двогодишњих интерних ревизија су све добре детективске контроле.
