Записници са састанака одбора су правни документи и доступни за јавни увид, чинећи их важним документима за пословну или другу врсту организације. Што су формалније, то је важније да их одобри одбор прије него што се објаве. Употреба неколико једноставних најбољих пракси за снимање и одобравање минута помоћи ће вам да поједноставите овај процес и смањите администрацију.
Прегледајте процес за евидентирање записника са састанка који је одредила организација. Многи прате Робертова правила о налозима, дозвољавајући секретару снимања да користи и прати образац за прављење белешки и креирање завршних минута. Питајте када и ако треба да наведете имена чланова одбора који дају коментаре или постављају питања, или ако треба да заштитите њихову приватност. На пример, можда ћете морати да напишете: "Разговарало се о томе да је наш конкурент, КСИЗ корпорација, користила обмањујуће рекламе и да је потребно контактирати ФТЦ," а не, "Боб Смитх је изјавио да верује да наш конкурент, КСИЗ Цорпоратион, користи обмањујуће оглашавање и контактирати ФТЦ. Деббие Јонес и Ханк Јохнсон су се сложили.
Обавезно снимите минуте точно. Замолите чланове одбора да престану да говоре или да председник чека да започне нову дискусију у било ком тренутку када заостајете у свом бележењу. Замолите чланове да понове или разјасне све информације које не пронађете. Чланове одбора понављају, укључујући и оригинални приједлог и његову коначну измијењену верзију, кад год се уводи приједлог. Учините то без обзира на то да ли је поднесак поднесен и да ли је или не. Забиљежите укупан број гласова, умјесто да једноставно кажете да је изгласано.
Пошаљите записник предсједавајућем одбора, извршном директору или извршном одбору прије него што их пошаљете пуном одбору ако је то процедура ваше организације. Након што добијете одобрење за слање записника пуној комисији, пошаљите документ сваком члану одбора, без обзира да ли је присуствовала састанку и да ли ће бити на састанку на којем ће се одобрити записник. Слање записника довољно рано да чланови одбора могу да их прочитају, постављају питања о њима, истражују теме о којима се расправља и траже објашњења.
На наредном састанку одбора који представља кворум, замолите председавајућег или било којег члана одбора да одржи следећи састанак да поднесе предлог одбору да одобри записник. Кворум је минимални број чланова одбора који су потребни за подузимање службених радњи. Сачекајте да се поднесе предлог, а затим да вођа састанка отвори простор за дискусију. За време дискусије, захтевати да се поднесе предлог, да се поднесе и да се усвоји, ако постоје било какве измене или исправке које је потребно извршити у записнику. Након дискусије, или ако нема дискусије, нека се вођа састанка позове на питање, или гласа за одобравање записника.
Савети
-
Проверите да ли ваша организација има подзаконски акт или неко друго правило у вези датума на који чланови одбора морају да примају записник о састанку.
