Као агент осигурања, мораћете да одбијете одређене захтеве. Када одбијете тужбу, морате клијенту послати писмо с детаљима о разлозима за то. Ово може бити незгодно, али то је део вашег посла. Чувајте своје писмо професионално и концизно да би интеракција била што једноставнија за вас и клијента.
Савети
-
Побрините се да укључите специфичне детаље о одбијању или клијент може тужити провајдера осигурања због штете због лошег осигурања.
Који су разлози за одбијање захтева клијента?
Неки од уобичајених разлога за одбијање захтева за осигурање су:
- Штета није покривена политиком клијента.
- Клијент није платио премије осигурања.
- Нема довољно доказа који поткрепљују ту тврдњу.
- Захтев није поднет на време.
- Клијент је дао нетачне информације.
Ова листа није исцрпна и могу постојати други разлози за одбијање захтјева. Важно је да се јасно изнесу ти разлози. Ако купац није задовољан разлозима које сте дали, он може имати право да се жали.
Шта би требало да буде у вашем писму о одбијању захтева?
Ваше писмо одбијања треба да садржи:
- Ваше име, положај и друштво.
- Датум подношења захтева.
- Датум вашег одбијања.
- Разлог порицања.
- Број политике клијента.
- Број захтева.
Обратите се водичу за стил вашег предузећа и шаблонима за одбијање писма у вашој индустрији да бисте видели да ли постоје додатне информације које треба да укључите у своје писмо. На пример, од вас се може тражити да се позовете на закон о осигурању аутомобила у вашој држави, ако живите у једној од држава које захтевају жртве саобраћајне несреће да поднесу захтеве за заштиту личне повреде (ПИП).
Како форматирате писмо о одбијању захтева?
Ваше писмо о одбијању захтјева треба бити форматирано као и свака друга пословна комуникација. Ево примера предлошка који следи:
Ваша компанија Ваш број телефона Ваша емаил адреса
Име клијента и контактне информације, форматиране на исти начин на који сте форматирали своје име и контактне информације горе.
РЕ: Одбијање захтева ДАТУМ: Датум календара вашег писма
Поштовани (име клијента)
Писмо
С поштовањем,
Твоје име
Овде наведите број прилога у заградама.
Како пишете тело писма?
У првом параграфу наводи се да је писмо одговор на захтјев клијента. Наведите број захтјева и број полисе клијента, као и датум када је захтјев поднесен. Наведите кратак преглед природе захтјева. У другом параграфу наведите кораке у вези са истрагом тужбе ваше компаније. У следећем параграфу, уљудно али јасно наводи се да компанија оспорава потраживање клијента на основу својих налаза током истраге.
Ваш закључни параграф треба да обезбеди упутства клијенту да вас контактира ако има било каква питања или додатне коментаре о захтеву или одбијању. Хвала клијенту на потраживању и његовом послу. Изјавите да, иако сте морали да поричете ову специфичну тврдњу, надате се да ћете наставити са својим професионалним односом са клијентом у будућности. Ако имате неке прилоге, запишите их овде.
