Писма предлога могу да послуже као важан алат за стицање нових клијената, покретање нових пројеката и раст пословања. Од распореда и дизајна до језика који се користи у документу, пословни лидери морају да размотре све аспекте предлога пре него што га пошаљу свом циљном примаоцу како би максимизирали ефективност документа. Баш као што је отварање таквог писма од кључног значаја за читатеља да прочита читав садржај, посљедњих неколико реченица приједлога писма је такође од посебне важности, јер су то посљедње ријечи које ће приматељ прочитати прије него што потенцијално донесе одлуку..
Писање ефективног предлога
Да бисте написали ефективно писмо приједлога, корисно је почети прикупљањем свих релевантних информација које планирате да укључите у документ. То може укључивати статистику, податке о буџету, датуме, дефиниције и акредитиве ваше компаније. Можда ћете такође желети да почнете са кратким прегледом, који представља алатку за писање која вам може помоћи да испланирате различите категорије вашег предлога.
Увођење вашег предлога требало би да изазове интерес читаоца и да ће вероватно укључити неке основне информације о вашој компанији и зашто је квалификовано за обављање одређеног задатка. Увод може садржати и широк преглед теме приједлога како би приматељи разумјели што ће прочитати и зашто би требали наставити читати. Неки предлози такође могу да почну са резимеом, који је кратак преглед који резимира кључне тачке предлога. Извршни сажетак је користан за примаоце који немају довољно времена, али желе да схвате о чему се ради.
Главни делови вашег предлога ће се разликовати у зависности од пројекта, али могу укључивати делове који разматрају буџет пројекта или цене, предложени временски рок за пројекат и ризике повезане са пројектом. Такође можете да дискутујете о материјалима који су потребни за завршетак пројекта, рад или врсте радника који су потребни за завршетак пројекта, као и пројектовани приход или потенцијалне потенцијале које пројекат генерише.
Важно је да свој документ прилагодите одређеној публици док пишете предлог. Језик који ћете користити варира у зависности од стручности публике, као и тога колико су они познати са техничким аспектима пројекта.
Прије слања приједлога читатељу увијек пажљиво уредите документ и уклоните све правописне грешке, граматичке грешке и чињеничне неточности. Скрипте и друге грешке могу се сматрати непрофесионалнима и могу резултирати одбацивањем предлога.
Затварање приједлога писма
Закључак предлога је кључни елемент целокупног документа. Када прималац заврши с читањем приједлога, посљедњих неколико реченица или параграфа треба да се држи у глави. Ефикасан закључак може помоћи да се запечати посао и наведе читаоца да послује са вашом компанијом. Док су и други дијелови приједлога важни за добивање одобрења за напредак, има смисла потрошити додатно вријеме на посљедњих неколико реченица како би се осигурало да приједлог буде увјерљив.
У закључку, размислите о понављању тачака на највишем нивоу у предлогу како бисте нагласили главне концепте, водећи рачуна да не поновите дословно оно што сте већ написали. Овај коначни сажетак треба да пружи анализу или објашњење које повезује све главне тачке. Можда ћете такође желети да подстакнете примаоца да настави разговор тако што ће понудити да одговори на сва питања која се задржавају или да ће касније расправљати о тој идеји. На пример, можете написати: "Молим вас, јавите ми ако имате додатних питања - радо ћу одговорити на њих." Нека ефективна писма приједлога такођер се завршавају позивом на акцију, што може створити осјећај хитности и разлог да приматељ крене напријед са приједлогом. Пример позива на акцију је: "Започните овај пројекат данас тако што ћете контактирати наш тим."
