Е-пошта је суштински део многих послова и послова. Комуникације путем е-поште у предузећу остављају утисак скоро једнако важан као и комуникације лицем у лице и могу трајати дуже. Пословна е-пошта увек треба да одражава професионализам и има пословну сврху. Лако је упасти у лоше навике е-поште, тако да је константна свијест и опрезност у вези са поруком е-поште неопходна и витална за професионални пословни имиџ.
Субјецт Фиелд
Поље предмета је исто толико важно колико и тело е-поште. То је професионални наслов ваше поруке е-поште и требају речи које то одражавају. Користите одговарајућу граматику у пољу теме без погрешног правописања и користите одговарајућа велика и мала слова. Пренесите сврху е-поште у краткој, концизној реченици. “О пројекту Винфиелд”, “Повратак на вас о вашем рачуну”, “Питања о софтверу за рад и вријеме” су примјери пословних тема за поруке е-поште. Никада немојте користити сленг, ружни језик или чак необавезне фразе као што је "Здраво", "Како иде?" Или "Питање".
Поздрав и одјава
Користите професионалне поздраве и потписивање да би ваше електронске комуникације биле у складу са професионалним пословним имиџом који желите да пренесете путем е-поште. Чак и ако шаљете е-маил са дугогодишњим, познатим пословним контактом са којим често имате преписку, чувајте своје поздраве и одјаве професионалним и љубазним. За нове и непознате контакте, користите „Драги господине Смитх“ и „Поздрави“ за поздрав и потписивање. За познате контакте, “Драга Ејми” и “Цијеним то!” Су неформалнији и још увијек професионални.
Форматирање, прилози и датотеке потписа
Форматирање пословне е-поште је непотребно и може довести до тога да е-пошта буде ухваћена у филтерима нежељене поште. Користите прилоге пажљиво и само уз претходно знање и одобрење прималаца, посебно великих прилога. Датотеке потписа треба да буду што је могуће краће.
Језик и тон
Језик и тон е-маил комуникације треба да буду професионални као и друга писана комуникација. Користите љубазност, добру граматику, правопис, вокабулар и интерпункцију. Користите уобичајене пословне језике, без сленга, псовки или цасуал фраза. Важно је користити пажљив, пријатељски тон у е-пошти. Немојте писати е-пошту када сте љути, узнемирени или фрустрирани. То се појављује у тону, чак и ако је ненамерно. Водите рачуна о порукама е-поште као код телефонских разговора и разговора лицем у лице са пословним сарадницима.
Емаил Дон'т
Немојте писати три параграфа када је довољно пар реченица. Немојте користити е-пошту да би се љутили или љутили или да бисте дисциплиновали било кога. Немојте журно слати е-пошту - одвојите време да поново прочитате, проверите правопис и проверите адресу примаоца пре слања. Не злоупотребљавајте копију и слијепу копију на е-маиловима. Не користите е-пошту на послу за потребе не-рада.
