Према Пословном речнику, систем за управљање документима је „електронски систем дизајниран за организовање и управљање документима. Ови документи се обично организују са софтвером, који омогућава кориснику да приступи, мења и централно складишти документе. “Компаније често користе ове системе за конвертовање историјских папирних докумената у електронске датотеке ради лакшег сналажења и смањења простора за складиштење. Већина компанија ствара неку врсту папирологије повезане са својим пословањем. Проналажење најбољег начина за управљање овим документима може побољшати интерни ток рада компаније.
Прегледајте улазне тачке за пословне документе. Власници бизниса и менаџери треба да одреде како документи улазе у своју компанију и да одлуче како да их најбоље ухвате електронским путем.
Имплементирати софтвер за електронско прикупљање информација. Компаније могу тражити од вањских страна - као што су добављачи, добављачи или сличне групе - да шаљу информације електронским путем путем е-поште или веб-страница. Ово омогућава компанијама да директно учитају информације у систем за управљање документима.
Тражити од запослених да скенирају папирнате документе у електронски систем архивирања. Након што запосленик заврши свој задатак, менаџери могу захтијевати да скенира све релевантне информације у компјутерску или серверску меморију. Запослени може да уништи оригинал да би се ослободио осетљивих информација.
Поставите систем за проналажење докумената. Способност брзог проналажења похрањених докумената може смањити вријеме које је запослени провео у потрази за повијесним информацијама. Компаније би требало да створе стандардни електронски систем архивирања за појединце који ће касније чувати и пронаћи информације.
Савети
-
Компаније могу одлучити да екстернализују свој систем управљања документима. Компаније могу да се специјализују за чување информација тако да компанија не треба велике количине физичког простора за складиштење докумената.
Упозорење
Док електронски системи за управљање документима пружају многе предности за компанију, они такође могу имати недостатке. Компаније морају бити у могућности да осигурају електронске информације од злоупотребе или преваре док чувају информације како би се заштитиле од квара на рачунару или серверу.
