Сврха система контроле докумената је да осигура да су документи које ваша организација користи дјелотворни и актуални. Ово се може постићи коришћењем једноставне листе докумената познатих као главна листа.
Приручник о политикама и процедурама
Адресирање контроле докумената у оквиру вашег приручника о политици и процедурама треба да буде први корак. Поред тога, ваша организација треба да идентификује администратора који ће надгледати контролу докумената тако што ће бити одговоран за главну листу докумената.
Главни списак докумената
Направите главну листу која идентификује документе који се користе у вашој организацији за ефикасно функционисање. Примјери докумената укључују приручнике за поступке, приручнике за квалитету, радне упуте и обрасце. Користећи формат листа, укључите назив документа и верзију. Ако упућујете на обавезну процедуру из спољног извора, референцирање стандарда на главној листи помоћи ће у праћењу.
Процес ревизије
Документи који се ревидирају морају бити наведени у главној листи. На пример, Политика и процедуре осигурања квалитета, верзија Б. Можете креирати сопствени систем идентификације. Неке организације користе датуме ревизије. Када се процедура ревидира, морате прегледати и све обрасце или инструкције које наводите у поступку.
