Управљање документима је процес који организације користе да креирају, контролишу, чувају, складиште, преузимају, деле и уништавају документе у свим њиховим облицима. У доба ширења информација, брзих технолошких промјена и сигурносних питања, организације које успостављају систем управљања документима морају узети у обзир не само добре пословне праксе, већ и правила, прописе и стандарде које доносе влада и међународна тијела.
Ентитети који доносе правила: Финансијски
Бројни федерални ентитети издају прописе који захтијевају од организација да се придржавају правила управљања документима. Слиједи сажетак таквих субјеката, врсте организација на које утичу, те статут или пропис.
Комисија за хартије од вредности у СЕЦ 17а-4 обезбеђује правила за управљање документима за брокера, аналитичара и друге који су укључени у размену хартија од вредности.
Закон Сарбанес-Оклеи у одељцима 404 и 409 утиче на управљање документима од стране свих компанија којима се тргује на јавном тржишту, као и рачуноводствених фирми, ревизора и оних који су укључени у трговање вриједносним папирима.
Закон о провјери клиринга за 21. стољеће (провјера 21) регулира руковање чековима и примјењује се на банкарску индустрију. Њом управља Федерални резерват.
Грамм-Леацх Блилеи Закон штити финансијске информације потрошача које држе финансијске институције, а њима управља неколико федералних агенција.
Национална асоцијација трговаца вриједносним папирима (НАСД) Правило 3010 и Њујоршка берза (НИСЕ) Правило 342 су управљане од стране Комисије за вриједносне папире и размјене и регулирају захтјеве за вођење евиденције у вези са електронским комуникацијама за чланове ове двије организације.
Правила здравствене заштите
Закон о преносивости и приступачности здравственог осигурања (ХИПАА) односи се на групе као што су лекари, болнице, осигуравајућа друштва и послодавци који се баве прикупљањем или преношењем информација о пацијентима. Њиме управља Одељење за здравство и људске услуге САД-а.
21 ЦФР 11 је део Кодекса федералних прописа којим управља Управа за храну и лекове САД и адресира електронске записе и електронске потписе. Овај одељак утиче на здравствене и фармацеутске компаније.
Војна правила
Одредбе Министарства одбране (Одељење одбране 5015.2, верзија 2) дефинишу захтеве за софтвер за управљање документима који је купило Министарство одбране. Други владини субјекти такође користе овај стандард за свој софтвер за управљање документима.
Друга савезна правила
Савезна правила о парничном поступку регулишу начин на који адвокатске фирме обрађују информације које се односе на правне процедуре.
Тхе Интернал Ревенуе Сервицес Рев. 97-22 предвиђа правила за електронско складиштење и пренос информација о пореским обвезницима и утиче на индустрију финансијских услуга.
Потреба за правилима
Американци зависе од регулаторних агенција да осигурају заштиту како би се обезбедила безбедност личних информација, заштитила финансијске трансакције и извршила одговарајући надзор над онима који имају контролу над националном имовином у области хране, лекова, финансија и здравства. Информациона инфраструктура нације је од виталног значаја за њену одбрану и мора бити заштићена.
Стандардизација управљања документима протеже се изван Сједињених Држава. Невладини субјекти као што су Међународна организација за стандардизацију и АПИ за управљање отвореним документима раде на стандардизацији и дијељењу процеса за суставе за управљање документима како би осигурали сигурност и доступност информацијских записа када су они потребни.
