Менаџер пројекта редовно одржава састанке са члановима интерног пројектног тима како би разговарао о њеним тренутним пројектима. Поред тога, руководилац пројекта може олакшати састанке са заинтересованим странама пројекта, извршним менаџментом и клијентима како би покренуо пројекат и може одржати састанке на којима се одржавају текући састанци како би пружили ажуриране информације о својим пројектима и одговорили на питања о временским роковима и буџетима. Припрема за сваки пројектни састанак је кључна за добробит како вашег времена тако и времена учесника састанка.
Позовите одговарајуће појединце на састанак пројекта. Одредите циљеве које треба да постигнете на састанку на основу позива. Ако се састајете са члановима пројектног тима, можете поставити циљеве добијања ажурирања статуса, рјешавања унутрашњих питања и да чланови тима међусобно дијеле информације о пројекту. Ако се састајете са заинтересованим странама пројекта, руководиоцима и клијентима, ваш циљ је да пружите опште ажурирање и одговорите на питања.
Тражите теме од дневног реда позваних неколико дана пре састанка. Уместо да избегавате лоптицу кривог изненађења на састанку, питајте за питања и теме за дискусију од оних који су повезани са пројектом. Ово ће вам омогућити да припремите и позовете друге који вас могу подржати на састанку. Предвидите шта ће позвани да чују и разговарати о пројекту. На пример, ако знате да клијенти желе да разговарају о маркетиншким материјалима, добијајте ажурирања од вашег одељења за комуникације и позовите представника на састанак.
Створити формални дневни ред састанака пројекта. Наведите детаље састанка као што су име састанка, датум, време, локацију и број конференцијског позива на врху странице. Наведите теме дневног реда као што су статус прекретница пројекта; статус функционалних пословних подручја као што су ИТ, маркетинг, правни и други релевантни одјели; буџет пројекта; Следећи кораци; и било које теме које вам други предлажу.
Пошаљите свим позванима позив за електронски састанак и дневни ред. Укључите план пројекта или извештај о стању који ће пратити вашу расправу о статусу и временском оквиру. Позив пошаљите што је прије могуће и пратите дневни ред и прилоге најмање један до два дана прије састанка. Ово ће омогућити вашим позванима да прегледају документе и да се унапред припреме.
Провјерите логистичке састанке као што су резервације за конференцијске собе и постављање собе неколико дана прије састанка. Тестирајте свој број конференцијског позива и пријаву на веб састанке, како би се осигурало да раде и да им је лак приступ. Пошто учесници вероватно раде на више задатака, не желите да губите време са неисправним телефонским бројевима и веб линковима.
