Термини „трошкови пројекта“ и „пројектни буџет“ често се бацају лабаво током фаза планирања пројекта. Док неки сматрају да су та два термина међусобно замјењива, други знају да постоји разлика између њих. Важно је да руководилац пројекта разуме значење ових термина и зна како да их користи како би се избегла конфузија у управљању пројектом и комуникација са руководиоцима компаније о његовом напредовању.
Буџет пројекта
Термин „буџет пројекта“ односи се на буџет који показује како ће се потрошити новац дат за пројекат. Он разлаже финансијске детаље о трошковима и набавкама потребним да би пројекат био успешан. На примјер, у буџету ће бити приказане плаће запосленика, куповина машина, помагала, алати и најам за привремене уредске локације. Другим речима, менаџер пројекта ће моћи да рачуна на сваки пени потрошен на пројекту.
Трошкови пројекта
Термин “трошак пројекта” односи се на укупну суму коју ће дотични пројекат коштати компанију. Руководиоци користе ову цифру да би направили промене у другим буџетима компаније, као што су оперативни буџети, главни буџет и буџети трошкова да би направили места за дотични пројекат. Укупни трошкови пројекта се израчунавају збрајањем укупних трошкова у буџету пројекта, тако да власници предузећа знају колико их треба оставити по страни.
Развој пројекта и промене
Укупни план трошкова пројекта је погођен ако се буџет пројекта прилагоди током развоја и извршења пројекта. На пример, на пројекат могу утицати непредвиђене околности као што су лоши временски услови или недостатак радне снаге на терену. Буџет може да се промени ако се машине прекину и треба их заменити. Ако се буџет промијени након што буде одобрен, укупни план трошкова пројекта се такођер прилагођава.
Коришћење трошкова и буџета
Руководиоци компаније ће задржати првобитно планиране трошкове пројекта и коначне трошкове пројекта за будуће планирање. Разлика у трошковима ће показати гдје је планирање имало мане, што је корисно за будуће пројекте. Такође је корисна у смислу управљања ризиком и превентивних мјера, тако да буџет може бити прецизнији за будуће пројекте или задатке.
