Особа која поздравља клијенте када уђу у канцеларију представља имиџ компаније. Неорганизован, индиферентан рецепциониста представља компанију као непрофесионалну и безбрижну. У међувремену, срдачно дочекан од стране пажљивог члана особља чини да се клијент осећа вредним и може је навести да негује дужи однос са компанијом. Запамтите такође да у одређеним врстама канцеларија, као што су ординација лекара или терапеута, и пре важних састанака као што су интервјуи, посетиоци могу да се осећају нервозно. Пријатељски поздрав може помоћи да се они опусте.
Поставите сто да се окрене према улазу, тако да видите клијенте док улазе. Побрините се да канцеларија изгледа уредно на почетку сваког дана и да буде организована током целог дана. Одмах доставите пакете или их ставите ван видокруга. Држите исправно документе, а ваш именик доступан. Покрените одговарајуће компјутерске програме тако да лако можете потражити информације о клијенту.
Осмехните се и поздравите клијента, преносећи истинску топлину и ентузијазам. Користите поздрав који сигнализира да сте га очекивали, ако је то случај - али само ако знате да је то клијент који сте очекивали. Ако очекујете клијента у вашој адвокатској канцеларији у 9 сати ујутро, а мушкарац обучен за пословни састанак уђе, можда се смијешите и кажете: "Здраво, јесте ли ви Јохн? Драго ми је што смо се упознали." Никада не наводите пуно име клијента - третирајте ове информације као поверљиве. Употријебите опћенитији поздрав ако не познајете клијента, као што је: "Добро јутро, добродошли у фирму КСИЗ. Како вам могу помоћи данас?"
Пружите помоћ клијенту тако што ћете договорити састанак, дати јој папирологију коју мора попунити или јој дати до знања да ћете рећи одговарајућој особи да је стигла. Нека клијент зна колико ће дуго морати чекати. Питајте је да ли има било каквих питања и одговорите на њих најбоље што можете. Ако морате провјерити одговор, увјерите је да желите.
Охрабрите клијента да се опусти док чека. Понудите клијенту освјежење као што су вода, кава или чај, ако је доступно. Ако клијент одбије понуду, реците му да вас обавијести ако се предомисли. Наставите да се смејете и успостављате контакт очима када разговарате са клијентом, преносећи топлину и ентузијазам.
Уљудно замолите клијента да сачека само тренутак ако се јавите на телефон. Одговорите телефоном поздравом као што је: "Добро јутро, ово је Терри из фирме КСИЗ. Хвала позиватељу што је држите и увјерите је да ћете бити у праву са њом. Затим се обратите клијенту у канцеларији.
Пратите протокол ваше канцеларије за упознавање клијената са особљем. Позовите члана особља чим стигне клијент, ако знате да се члан особља не састаје са другим посетиоцем. У супротном, позовите одговарајућег члана особља телефоном када је заказан почетак заказивања клијента.
Пратите клијента у канцеларију особља ако је то прихваћена процедура у вашој канцеларији, а члан особља је навео да жели да започне састанак. Алтернативно, позовите члана особља у чекаоницу да се сретне са клијентом. Упознајте клијента и члана особља ако се још нису упознали, користећи презиме или име, у зависности од тога шта ваша компанија преферира.
