Омогућавање запосленима да купују без смјерница могу повећати трошкове и смањити профитне марже. Мудра куповина почиње куповином праве количине и квалитета артикала по најповољнијој цијени, а затим креира процедуру која омогућава праћење процеса куповине. Коришћење буџета и успостављање стандардног процеса прегледа може открити тржишне трендове како би се искористиле предности и структуре цијена које би иначе могле бити занемарене.
Препаратион
Напишите листу која садржи све материјале и предмете које предузеће треба да купи. Групирајте сличне ставке заједно и дајте свакој групи одговарајући наслов. На пример, ставке као што су оловке, законски јастучићи и фотокопирни папири ће бити под насловом "Канцеларијски материјал". Кава, чај, шоље и пластичне кашике могу бити наведене под "Кухињски прибор". Ставке као што су фасцикли, ДВД-ови и ДВД-ови могу бити под насловом "Паковање".
Идентификујте сва одељења или области у компанији која ће куповати робу и документовати групе артикала од којих ће свака област купити. На пример, одељење за маркетинг можда купује од наслова "Паковање" и "Канцеларијски материјал". Административно особље може бити једино које купује "кухињске потрепштине", али ће купити и "канцеларијски материјал".
Планирајте буџет куповине за свако одељење користећи годишњи буџет компаније као полазну тачку. Поставите месечни буџет за куповину сваког одељења - то може укључивати учешће сваког одељења за коначно одобрење.
Прикупите информације о продавцима, као што су име компаније, адреса, бројеви телефона, контакт особа и број рачуна ваше компаније. Повежите сваку ставку која се купује са одређеним продавцем или добављачима. Мудро је да имате листу добављача за сваку ставку која је дубока три, тако да ако је преферирани продавац ван залиха, постоје резервни добављачи за одлазак. Ако купите више од једног продавца, то спречава кашњење у наручивању. Ово је посебно важно у предузећима где делове или друге предмете треба наручити и примити благовремено како би се испунили рокови.
Успоставите односе са добављачима како бисте договорили попусте на цене и управљали посебним налозима. Одређени продајни представник у оквиру компаније добављача може примити и убрзати хитне налоге или кратка времена производње.
Врите Процедуре
Напишите поступак корак по корак за свако одељење које треба пратити приликом куповине. Размотрите како ће се тражити, одобрити, наручити, примити, испоручити и платити куповину. Размотрити успостављање ограничења за куповину за различите нивое запослених и особља. Укључите процедуре за ад-хоц куповину, опције плаћања и куповину које могу захтијевати одговор од других одјела. На пример, набавка нових рачунара од стране административног одељења ће захтевати да ИТ одељење буде укључено и уложено у набавку инсталационих ставки, као што су каблови, модеми и рутери.
Формулишите корак по корак за управљање папирологијом у процесу куповине. У зависности од потреба бизниса, може се захтевати електронски процес куповине уместо папирног.
Дизајнирајте обрасце потребне за сваку куповину или купите стандардне обрасце уговора од продавца канцеларијског материјала. Обрасци могу да укључују образац захтева за куповину са простором за ауторизацију, формулар за слање наручиоцу, образац за пријем ставки у главном складишту и други који признаје испоруку одељењу које тражи.
Осмислити процес управљања жалбама и одговорностима, прегледати односе с добављачима и структуре попуста, пратити набавке и прегледати и побољшати процес набавке. Подешавање и модификовање процеса куповине може произвести боље поврате ако се приступи методички. Квартални и годишњи прегледи могли би да допринесу крајњем резултату компаније.
Направите приручник за процедуре набавке који описује водич корак по корак за особље које треба пратити. Приручник треба да пружи јасне кораке које сваки члан особља мора да прати да би затражио, добио одобрење и поставио налог за куповину. Такође би требало да идентификује оне који ће управљати процесом и овлашћени су да одобре куповину, као и одобрену листу добављача и листу образаца која показује физичку локацију образаца или где се они налазе у компјутерској мрежи компаније.
