Систем нумерисања за политике и процедуре помаже корисницима у навигацији кроз папирни или онлине приручник. Стандардизовани систем обезбеђује логичку организацију и обезбеђује кориснику да пронађе информације без скенирања сваке странице и наслова. Организација одељења и нумерички или алфанумерички систем нумерисања су једноставни, али ефикасни начини да се осигура да политика или процедура може имати само једну могућу локацију у приручнику.
Изглед политике и нумерисање странице
Организујте политике по абецедном реду, укључујући свако од њих као посебно поглавље, и бројите свако поглавље користећи сложени број, као што су 1.0 и 2.0. На пример, ако политика одељења људских ресурса заузме пето поглавље, користите „5.0 - Људски ресурси“ као наслов поглавља. Наведите редослед страница унутар сваког поглавља, а не редослиједом од почетка до краја приручника.
Нумерисање процедура
Креирајте бројеве за процедуре додавањем бројева поглавља. На примјер, ако “5.0 - Људски ресурси” укључује шест процедура, број њих је од 5.1 до 5.6, и укључују назив сваке процедуре. Користите индентацију, мала слова и мала слова за означавање корака и под-корака у оквиру сваке процедуре. На пример, ако процедуре отказа заузимају позицију 5.2, користите слова “а, б и ц” да бисте идентификовали кораке у престанку радног односа. Ако било који од ових корака укључује под-кораке, идентификујте их користећи мале римске бројеве као што су, “и, ии, иии.”
Разматрања система нумерације
Иако добар систем нумерисања дозвољава ревизије, није потпуно сигуран у погледу додатака. Ако је могуће, саставите приручник и креирајте систем нумерисања тек након што завршите са израдом свих неопходних правила и процедура. У супротном, или ћете морати да додате нова правила на крају приручника или да поново бројите све како бисте задржали абецедни редослед.
