Набавка је одељење у оквиру финансијског одељења компаније које обезбеђује да су набавке и материјали потребни другим одељењима набављени ефикасно. Све наручено за свако одељење мора проћи кроз одељење набавке. Иако компаније имају различите смјернице за куповину, све компаније имају стандардне процедуре куповине.
Куповни налози
Свака услуга, материјал или снабдевање које захтева свако одељење мора бити достављено као налог за куповину. Ова наруџбеница је број обрачуна којим се осигурава да се продавцу или добављачу исплаћује исправан износ. Број такође прати редослед како би био сигуран да је примљен благовремено, као иу жељеном квалитету и количини која је потребна. Налог за куповину користи и продавац или добављач приликом фактурисања компаније након испоруке наруџбе.
Пурцхасинг Куотес
Одељење набавке је одговорно за проналажење траженог производа, услуге или материјала. Агент набаве проналази различите добављаче, тражи понуде и одлучује који продавац задовољава потребе одјела. Процедура набавке описује процес којим одељење за набавку производи захтеве за понуду од добављача и продаваца. Сваки руководилац одељења мора обавестити одељење набавке о тачној ставци која се захтева, о специфичностима жељених ставки и количини која је потребна за рад одговарајућег одељења.
Процедура мониторинга
Када су одјели добили одјел набавке информације о услузи, залихама или материјалу који је потребан, агент за набаву прати наруџбу тијеком цијелог процеса. Посредник за куповину који је додељен наруџби мора да се повеже са продавцем у случају да дође до промене или ажурирања и надгледања наруџбе док се не прими. Након што је артикл примљен, одељење набавке осигурава да је наруџба тачна иу оквиру уговорених спецификација.
