Централна улога одељења набавке је набавка робе или робе која се користи у пословању. У извршавању ове улоге, његови циљеви укључују изградњу и одржавање основних односа добављача, добијање најбоље вриједности на роби и прецизну и ефикасну координацију свих релевантних документацијских активности.
Изградња и одржавање односа са добављачима
Историјски гледано, куповина је углавном била усредсређена на тражење понуда са циљем постизања најниже могуће цене. Међутим, здравствена организација Универзитета у Утаху у својим политикама набавке наводи да се, у вријеме објављивања, процеси конкурентних понуда користе само по потреби. Уместо тога, многе компаније се ослањају на одељења набавке како би идентификовали потенцијалне добављаче, ступили у интеракцију с њима и развили односе повјерења с најбољим пружатељима услуга. Овај приступ односа јача заједничке циљеве добављача и купца и омогућава већу флексибилност или прилагодљивост када препреке ометају природан ток логистике и дистрибуције.
Добијање најбоље вредности за робу
Уско везан за фокусирање на одржавање односа са добављачима је циљ постизања најбоље вриједности робе. "Најбоља вредност" подразумева баланс добијања разумних цена и квалитетних производа. Продавцу, на пример, потребне су добре цене да би остварио профит, али су му потребне и квалитетне робе да привуче купце. Стога, Одељење набавке треба да упореди цене различитих добављача са квалитетом њихових решења. Универзитет Акрон у свом приручнику за набавке истиче да његово централизовано одељење за куповину носи ту одговорност у управљању куповином у свим организационим одељењима.
Координирање релевантне документације
Процес куповине подразумева много папирологије и документације. Здравствена организација Универзитета у Утаху напомиње да је улога одељења за набавку да одржава датотеке уговора о свим активним односима са добављачима, на пример. Куповне активности су такође повезане са рачуноводством у организацијама које користе софтверске програме за корпоративне ресурсе, који омогућавају да се рачуноводствене активности директно повежу са постојећим наруџбеницама и плаћањима рачуна. У неким случајевима, процес је аутоматизован. Стога, тачност у уносу наруџбенице и појединости о трансакцијама је једнако важна за одјел набавке као и за рачуноводство.
