Одељење набавке у већини организација је критично јер представља велики проценат укупне потрошње за цијелу организацију и зато што одржава организацију снабдјевеном робом и услугама које је потребно за рад. Трошкови неефикасности и / или погрешни процеси могу бити веома високи јер ће утицати на цијелу организацију. Такође, функција набавке може бити посебно осетљива на превару јер укључује исплате готовине. Оперативне ревизије одељења набавке могу помоћи да се елиминише отпад, неефикасност и преваре, чиме се додаје вредност крајњем резултату организације.
Усвојити приступ процјене ризика у функцијама одјела набавке умјесто да покуша да изврши ревизију свих функција на годишњој основи. Идентификујте функције одељења набавке и процените ризике повезане са сваком од њих. Коришћење процене ризика је од кључног значаја зато што ограничене ресурсе унутрашње ревизије ставља у области у којима су оне најпотребније.
Проценити структуру интерне контроле одељења набавке. Користите ЦОСО интегрисани оквир за евалуацију. Овај модел ће помоћи да се контроле ставе у перспективу и помогну у повезивању специфичних контрола са специфичним пословним активностима.
Извршити тестирање контрола које се односе на високо ризичне пословне активности под ревизијом.Набавите или припремите процесне мапе контрола које се тестирају и извршите пролазак кроз сваку од ових контрола како бисте провјерили како функционирају. Изаберите узорак података за пословне активности које се ревидирају и тестирајте усклађеност са одговарајућим контролама.
Анализирати резултате контролног тестирања како би се идентификовале слабости или неуспјеси контроле. Менаџмент треба да буде упознат са оваквим ситуацијама тако да се корективне мере могу предузети што је пре могуће.
Обавити суштинска испитивања детаљних података за пословне активности које су под ревизијом. Ови тестови треба да укључе аналитичке процедуре као и тестирање изворне документације. Пошто одељења за набавку покрећу преваре у вези са готовином, велика је забринутост, ревизори треба да траже индикаторе преваре и / или аномалије у подацима као део аналитичких процедура.
Спровести излазну конференцију са руководиоцима одељења набавке. Наведите листу налаза и питања која треба ријешити и препоруке о томе како их ријешити. Ако се нађе превара, треба је пријавити вишем руководству изван одјела набавке. Обезбедите руководиоцима одељења набавке могућност да представе додатне информације и / или доказе који могу да промене резултате ревизије и да обезбеде план корективних акција за решавање преосталих налаза ревизије и питања.
Напишите извештај о ревизији на одговарајући ниво менаџмента и / или управни одбор. У извештај укључите план корективних акција од менаџера за набавку.
