Постоје делови информација које никада не би требало да буду изостављене у професионалном писму. Једна од њих су ваше контакт информације, а друга ваше затварање, као што су "Бест регардс", "Иоурсэнли" и други. Информације за контакт обично се налазе на врху физичког писма и на дну професионалне е-поште. Иако се локације разликују у сваком облику слова, формат контакт информација остаје исти.
Иако је једноставно додати информације о контакту, кључно је да се то уради како треба, иначе ће ваше писмо изгледати непрофесионално. Ваше контакт информације су последња ствар са којом желите да будете креативни. Најбоља ствар коју треба да урадите је да користите шаблон да би ваше комуникације биле конзистентне.
Начини окончања писма
Није битно која врста контактних информација укључите у писмо. То може бити ваша е-адреса, број телефона или улица. Поента је да се примаоцу писма каже најбољи и најбржи начин да вас контактира. Ове информације се обично пишу на пропратном писму за физичко писмо где можете додати и да вас прималац може контактирати током радног времена.
За е-поруку можете да кажете да се радујете слусању од стране примаоца и да наведете доле наведене контакт информације. Указивање на ваше контакт информације и најбољи начин да дођете до вас могли би направити разлику између брзог одговора и поновног слушања од особе.
Случај за пропратна писма у физичким писмима
Кад год пишете професионално писмо, добра је пракса да укључите пропратно писмо. Први одељак у горњем левом углу пропратног писма садржи ваше контакт информације. Требало би да има један фонт и један размак. Такође би требало да буде форматиран као блок са левом страном. Информације за контакт треба да садрже вашу пуну физичку поштанску адресу, вашу адресу е-поште и број телефона - требало би да оставите размак пре датума.
Следећи блок вашег писма је име примаоца, иза којег следи наслов, име организације и адреса.
Пример:
Име
Адреса
Град (*): Држава (*): Поштански код
Број телефона
Адреса Е-поште
Датум
Случај за поруке е-поште
У е-поруци, ваше контакт информације се убацују на дно е-поште након поруке, затварања и потписивања. Ваше контакт информације треба да садрже вашу физичку поштанску адресу, адресу е-поште и број телефона. Такође можете укључити линкове на странице друштвених медија као што је ЛинкедИн или на професионални веб сајт ако га имате. Обавезно укључите само линкове на релевантне странице друштвених медија. На пример, немојте укључивати везу на свој Инстаграм, осим ако није релевантна за е-пошту.
Пример:
Име и презиме
Стреет
Град (*): Држава (*): Поштански код
Адреса Е-поште
Телефон
ЛинкедИн Профиле
